Archive for the 'hasznos' Category

Page 2 of 4

Melyik irodai alkalmazás csomagot használjuk?

Korábbi bejegyzésem analógiájára megpróbálom összehasonlítani a különböző Office csomagokat, de ismételten csak a Windowson futó, legnépszerűbb termékeket. Mielőtt belekezdenék, előre jelzem, hogy nem fogom részletekbe menően taglalni a termékeket. Ezek mindegyike jelenleg lényegesen többet tud, mint amire egy átlagos KKV-nek szüksége van!

Microsoft Office 2003 (A Microsoft 1983 óta folyamatosan fejlesztett terméke. Hosszú ideje piacvezető. Fájl formátumai kvázi sztenderdek.)
Pro: „mindenki ismeri”, nem szükséges a dolgozókat betanítani. Rengeteg kiegészítés, rá épülő program készült hozzá. Továbbá több módon hivatalos támogatás jár a termékhez.
Kontra: ár! Bár nem gondolom, hogy drága lenne, de egy KKV-nak az összes munkaállomásra megvásárolni lényeges beruházást jelenthet.

Sun StarOffice 8.0 (Eredetileg egy német cég által fejlesztett, 1999-ben a Sun által megvásárolt csomag. Egy-két modult eltekintve közel azonos az OpenOffice.org-gal.)
Pro: olcsó. Hivatalos támogatás jár hozzá.
Kontra: még mindig nem ingyenes, de nem kapunk lényegesen többet, mint az OpenOffice.org esetében. Zavaró lehet, hogy a felhasználóknak szükséges lehet a betanítása.

OpenOffice.org 2.03 (2000-ben a StarOffice forráskódját tette nyílttá a Sun, amit egy közösség azóta is folyamatosan fejleszt.)
Pro: ingyenes. Minden irodai munkához szükséges modult tartalmaz.
Kontra: sokakat zavar a hivatalos támogatás hiánya, bár itthon is több fórumon lehet megfelelő segítséget kapni hozzá. A felhasználók betanítása lehet szükséges a használatához.

Általában még mostanában is azt látom, hogy nehezen váltanak ügyfeleink. Főleg mivel nagyrészük már eleve legális Microsoft Office-t használ és egy-két új gép vásárlása esetén egyszerűbb megvásárolni azokra is a licencet.

Azért én javaslom, hogy azokon a gépeken, amelyek nem kritikusak az irodai felhasználás szempontjából és csak meg kell tekinteni rajtuk e-mail érkező a csatolt office dokumentumokat, csak ingyenes DOC, XLS, PPT megtekintőt telepítsetek! Miután az OpenOffice.org ingyenes, érdemes azt is kipróbálni, hogy számotokra mennyire megfelelő. (A StarOffice használatának nem én nagyon látom értelmét.)

Microsoft Virtual PC

Korábban írtam a Virtuális gépekről. Ezzel kapcsolatban egy friss hír, hogy a Microsoft ingyenessé tette a Microsoft Virtual PC-t. Bizonyos esetekben tényleg hasznos lehet a virtuális gépek használata, főleg, ha valami régebbi szoftvert, ami esetleg nem is támogatja a Windows XP-t, szeretnétek új gépen használni.

Megjegyzés: attól, hogy maga a Virtual PC (vagy a VMware) ingyenes, még a virtuális gépben futó (un. vendég) operációs rendszerhez a licensszel kell rendelkeznetek! (Tehát tegyétek el a régi operációs rendszer licenszét és ne használjátok frissítési alapnak se!)

Mentés vagy archiválás

Utóbbi időben több ügyfelünknél előfordult, hogy a rendszeres (napi) mentés már nem fért rá az adott médiára, mivel túl nagy volt az adat mennyisége.

Ilyenkor az egyik lehetőség, hogy a fileok egy részét egy nap, másik felét a következő nap mentjük.

Második (és talán jobb) megoldás, hogy az adatok egy részét (a régi fileokat) archiváljuk. Tehát egy DLT-re, DVD-re, vagy egyéb médiára elvégzünk egy mentést és utána ezeket a fileokat már a napi mentés alkalmával nem backupoljuk.

Amennyiben a file szerveren van elég hely, akkor nem érdemes onnan letörölni az archivált tartalmat, csak egy másik mappába áthelyezni, ahova mindenkinek csak olvasási joga van, így az sem fordulhat elő, hogy valaki véletlenül ott módosít egy filet.

Az archívum mentését pedig felcímkézve egy biztonságos helyen kell tárolni!

A címzett nem kapja meg az e-mailem

Ezt a filet próbáltam egy ügyfélnek elküldeni, de nem kapja meg. Valami ötlet, hogy miért?

A fenti kérdést kaptam tegnap. Hamar kiderült, hogy az a probléma, hogy a file, ami egy ZIP file volt, tartalmazott EXE-t is és azt valamelyik szerver kiszűrte. Megoldási ötletek:

  1. A filet át kell nevezni, hogy más legyen a kiterjesztése (pl: ZIZI) és akkor a levelező kiszolgáló nem fogja felismerni és valószínűleg simán átengedi.
  2. Valamilyen webes rendszeren keresztül kell küldeni. Pl: www.yousendit.com vagy www.dropload.com. Esetleg a magyar www.2big.hu vagy a viszonylag új www.send2u.hu

Plagizálás?

Keresőmarketing a gyakorlatban blog hívta fel a figyelmemet a Copyscape oldalra. Itt ki lehet deríteni, hogy ki másolt tartalmat a Te honlapodról, ki az aki egy tanulmányodat a saját oldalán jeleníti meg.

(Bár hasznos eszköz, de én nem találtam meg olyan konkurens oldalunkat, akiről tudom, hogy tőlünk másolt.)
 
Azért időnként érdemes megnézni, hogy van-e, aki engedély nélkül vesz át tőletek anyagokat!

RE:

Még itt nem tudtok megjegyzést írni, remélem hamarosan lesz időm megoldani. Most így itt válaszolok az e-mailben kapott észrevételekre az elmúlt két bejegyzéshez.

Windos XP professional, mint file kiszolgáló: nem mindenki osztja a véleményemet. Azzal egyet kell értenem, hogy egy Windows XP telepítése egyszerű és ha egész biztos nem lesz szükség belátható időn belül 10 felhasználónál többre, akkor elképzelhető, hogy alkalmazásának vannak előnyei. (Például könnyebb a menedzselése.)

Virtual PC: természetesen a virtuális gépen “belül” futó operációs rendszerhez is szükséges licensz. (Én feltételeztem, hogy egy meglévő rendszer kerül bele, így nem említettem, de köszönöm az észrevételt!)

VMware: a Server is ingyenes, így ha egy régi szervert lenne szükséges működtetni, akkor azt is meg lehet tenni.

Virtuális gépekről

Még mindig előfordul, hogy ügyfelünk szeretne frissíteni Windows XP-re, de a használt ügyviteli rendszer nem fut rajta. Ami még gyakrabban megesik, hogy az évek során több ügyviteli rendszert használt és azért van szüksége a régi Windows NT4 munkaállomásra vagy Windows 98-as gépre, mert csak azon fut egy korábbi számlázó program és azt már nehézkes lenne áttenni Windows XP-re (például, mert már megszűnt a gyártó cég, vagy megromlott velük a kapcsolat).
Előfordul, hogy a régi számlák között kell megkeresni valamit, így jó lenne, ha használható lenne a korábbi rendszer, de ezért egy régi munkaállomást eltenni és gondoskodni róla, hogy működőképes maradjon nem igazán érdemes.
Ilyenkor jók a “virtuális gépek” használata.

A Microsoftnak is megvan a saját megoldása Virtual PC , de létezik erre is ingyenes alternatíva is: VMware Player.

Ezek alá könnyen be lehet telepíteni egy meglévő gépet és így nincs szükség a régi hardverre, hanem elég egy ilyen virtuális gépet időnként elindítani.

Keresés

Nem lesz újdonság, amit írok, de ritkán látom még cégeknél használni…

Ha fileokat szeretnél keresni Windowsban, akkor a Start menü Keresés pontját tudod használni. (Vagy valamilyen file kezelő programot.) Ha levelek között szeretnél keresni, akkor a leveleződ (Outlook, Outlook Express, stb) megfelelő funkciója áll rendelkezésedre. Ezek általában lassan dolgoznak, mert minden kereséshez végigmennek az adott elemeken és eldöntik, hogy megfelelnek-e a keresési kritériunak.

Viszont már jó ideje több asztali kereső is elérhető ingyenesen. Az első volt a Google Desktop. Azóta már a Microsoft is megjelent a saját megoldásával: MSN Search Toolbar with Windows Desktop Search. Ez képes keresni a fileok nevében, tartalmában (bizonyos típusoknál) és az e-mailekben is, ha Outlook (még az Exchange mappákban is!) vagy Outlook Express program használata esetén. Ráadásul nagyon gyorsan, mivel egyszer végigmegy a fileokon, e-maileken, beindexeli azokat és így csak az eredményt kell megjelenítenie. (Hasonlóan az internetes keresőkhöz.)

Tudom javasolni a használatát!

RSS olvasó a Google-től

A Google is kijött webes feed olvasójával: reader.google.com

Bár én a Bloglines-zal boldog vagyok, de kipróbálom majd a Reader-t is.

Levelezés irodán kívülről – 1. rész

Szabadságok idején egyik leggyakoribb kérdés: hogyan lehet elérni a leveleket az irodán kívülről, tehát nem a belső hálózatról?
(Természetesen a feladat szintén igaz abban az esetben, ha a vállalati levelezésedet otthonról szeretnéd elérni).

Megpróbálom felvázolni a lehetőségeket.
Az első részben azokat az eseteket, amikor a levelezést egy külső szerveren található fiókon keresztül történik.
Ezeket tetszőleges levelező programmal (un. POP3 kliens, például Outlook, Outlook Express, Thunderbird, stb) el lehet érni. Vannak szolgáltatók, akik a postafiók böngészőből való elérhetőségét is lehetővé teszik. Ha a Ti szolgáltatótok nem ilyen lenne, akkor javaslom a www.mail2web.com oldal használatát. Ennek segítségével egy böngészőből meg tudod nézni az e-mailjeidet. Még a levelekre válaszolni is van lehetőség. Fontos tudnivaló, hogy a leveleket nem töltöd le, tehát azok továbbra is a szolgáltatód kiszolgálóján maradnak, így az irodába visszaérve azokat le tudod majd tölteni a saját gépedre. Tipp: Ha válaszolsz egy levélre vagy e-mail küldesz a mail2web segítségével, akkor a fontos levelekből küldj másolatot a saját címedre, mert a kimenő levelek sehol nem kerülnek tárolásra!)

 

Ezzel a módszerrel csak az új, a szerverről még nem letöltött leveleket tudod megnézni. Ha a korábbi levelekre is szükséged van, akkor ezt nem tudod használni.
Ha notebookod van és azt viszed magaddal, akkor csak az internet kapcsolatot kell beállítani minden helyen és tudod használni a telepített e-mail programod, mivel a bejövő levelekhez használt POP3 postafiók tetszőleges szolgáltatótól elérhető. (Kimenő levelekhez mindig az adott helyen biztosított un. SMTP kiszolgálót tudod használni.)

Ha több géped van (otthoni, nyaralódban lévő, stb) akkor javaslom, hogy a levelező programod tároló mappáját és címjegyzékét tartalmozó fileokat egy hordozható eszközre (például USB kulcs) tedd, így minden gépen a teljes levelezésed rendelkezésedre fog állni. (Természetesen nem árt valahol egy biztonsági másolatot készíteni róla, arra az esetre ha megsérülne vagy elveszne az eszköz.)