Archive for the 'hasznos' Category

Adategyeztetés

Kedves Ügyfelünk!

Új vállalatirányítási rendszerünk bevezetéséhez szeretnénk kérni, hogy egyeztessük cégének adatait…

Havonta egy-két ilyen e-mailt kapok (ma megint volt egy). Általában az velük a gond, hogy az ügyfél kér valamit (gyakran beszállító, akinek engem kéne kiszolgálnia), mégis nekem kell sokat dolgozni az adatlap kitöltéssel (esetleg még visszafaxolással is).

Tipikus hibák:

  • egy DOC filet kapok, aminek kitöltése kimondottan nehéz, mert nem megfelelően készítették el
  • egy PDF filet kapok, amit nem is lehet kinyomtatás nélkül kitölteni (ugye nem várják el, hogy kinyomtassam, kitöltsem, majd scannelve visszaküldjem)
  • egy HTML levelet kapok, amit szintén nem lehet rendesen kitölteni és visszaküldeni
  • nem technikai gond, de az sem jó, hogy általában ezek nincsenek előre feltöltve az én adataimmal, amit sokkal egyszerűbb lenne módosítani, hiányzókat pótolni

És a fentieknek megvan az a közös problémája is, hogy utána a feldolgozásuk további munkát igényel a partner oldalán, továbbá semmilyen segítség nincs kitöltéskor, ha valamit rosszul írok, akkor azt nem fogja jelezni.

Jó megoldás, egy online form! Ennek számos előnye van:

  • egyszerűen kitölthető
  • kitöltéskor lehet adatokat ellenőrízni, kötelezővé lehet tenni mezőket
  • legfontosabb, hogy rengeteg munkát lehet vele megspórolni az adatbekérő oldalon, mert így a kitöltés rögtön egy adatbázisba történik és nem kell az megint rögzíteni (így a hibalehetőség is csökken)

Tehát, ha legközelebb adatot akartok egyeztetni, akkor online űrlap segítségével tegyétek meg. Ezt el tudja készíteni a web programozó, de akár Google Docs-ban is könnyen össze lehet hozni. Az ügyfeleknek is egyszerűbb dolga lesz és a későbbi feldolgozással sem lesz dolgotok.

Tudakozó

Ez a bejegyzés sem az informatikáról fog szólni, csak távolról.

Történt, hogy egy álláshirdetés kapcsán, egy jelentkező pont azt a kollégát hívta fel telefonon, akinek az állása meg volt hirdetve. Azon túl, hogy kellemetlen egy ilyen szituáció, elgondolkodtam, hogy ez hogyan történhetett meg! Hamar felmerült a T-Com tudakozó és kiderült, hogy a magyarázat is egyszerű. Egy ideje már a mobil számokat is listázza az Online Tudakozó és az adott kolléga száma volt az első a listában.

Adott volt a feladat: tegyük tisztába az itt megjelenő információkat!

Minden volt a listában:

  • összes vonalas számunk
  • normál mobil számaink
  • nem létező (és soha nem is létező) mobil számok

1. Normál mobil számok:
Mint kiderült a nem titkos számokat a T-Com automatikusan átveszi a mobil szolgáltatóktól és megjeleníti azokat az Online Tudakozóban.

Eddig nem voltak titkosak a mobil számaink, mivel a cél az volt, hogyha valakit érdekel, akkor utána tudjon nézni, hogy ki hívta. Viszont, így a cég nevére való keresésre is előjön a teljes lista, amit nem szeretnénk, tehát ezek után titkosak lesznek a számaink.
A számok titkosítását a saját mobil szolgáltatónál kell kérni és utána pár nap alatt automatikusan kikerülnek a listából:

A mobilszámok tudakozóból való törlését titkosítással lehet kérni a mobilszolgáltatónál.

2. Nem létező számok.
Ez nehezebb, mert az adott szolgáltató ügyfélszolgálata szerint, nem is léteztek az adott számok.
Így, vissza a T-Com-hoz és kérni, hogy töröljék a tudakozóból, mint hibás számok:

Mivel a Vodafone tudakozójában nem szerepelnek a számok így töröltem a T-Com adatbázisából is. Néhány napon belül, a következő tudakozó frissítésekor már ott sem fog megjelenni.

És ez így is lett.

3. Most már csak a vonalas számok maradtak.
Itt csak egy számot akartam megtartani és miután láttam máshol, hogy web címet is be lehet írni, így gondoltam arra még érdemes rákérdezni (nem mintha várható lenne, hogy onnan sokan klikkeljenek):

Az ügyfélszolgálat csak írásban fogad el adatkezelési módosításokat, így le kéne írni pár sorban a kérelmet. Tartalmaznia kéne, hogy melyik számokat szeretnék rejtetten (titkosan) kezelni, ill. melyik számhoz szeretnék a webcímet hozzárendelni. Ezt a kérelmet át kéne faxolni (cégszerűen aláírva és aláírási címpéldánnyal együtt). A rejtett adatkezelésnél se a telefonkönyvben, se a tudakozóban nem jelenik meg a szám. A webcím többlet bejegyzése ingyenes, de csak a tudakozóban jelenik meg (a telefonkönyvben nem).

(Többi eddig ment e-mailben, most faxolni kellett. Utána két hét múlva rákérdezni, de végül ezt is sikerült beállítani.)

Most már tényleg csak az jelenik meg, ami szükséges és amit én szeretnék.

Keress rá Te is a T-Com Online Tudakozó-ban a cégedre és ellenőrizd, hogy tényleg a kívánt információk szerepelnek benne. Nektek sem hiszem, hogy jó lenne, ha egy érdeklődő egy raktáros mobil számát hívná fel. 🙂

Extra tipp: ha a jövőben egy mobil szám tulajdonosát keresed, akkor nem kell végignézni a mobil szolgáltatók tudakozóit, elég a T-Com Online Tudakozó.

File küldése

Ha egy partnernek kell anyagot küldeni, akkor több megoldás is van rá. E-mail csak akkor jön szóba, ha a file típusa nem végrehajtható és a mérete max 1-2MB. Minden más esetben valamilyen alternatív módot kell keresni.

A korábban már írtam a www.yousendit.com szolgáltatásról, de ugyanilyen a www.justupit.com is. Ezek segítségével regisztráció nélkül, könnyen tudtok, akár nagy adatokat is küldeni.

Ha a file tartalma bizalmas, akkor azt betömörítve jelszóval lehet védeni (figyeljetek, hogy a file neve a tömörített fileban jelszó nélkül is látszik, tehát a beszédes filenevek kerülendőek!)

Azonban előfordulhat, hogy szeretnétek valami saját megoldást. 🙂
Kiválóan használható erre a saját web oldalatok tárhelye. Csinálni kell egy új mappát (például: “fileok”) és az ide feltöltött dokumentumokat a www.cegnev.hu/fileok/{fileneve} formában tudják mások elérni. A letöltéshez nem szükséges jelszó, de a feltöltéshez igen, ami egyben az egész web tárhely jelszava! Ez problémát okozhat, mivel nem tanácsos a web tárhely jelszavát a munkatársaknak kiadni. Erre tud készíteni a web tervezőtök egy egyszerű oldalt, ahol a feltöltést más is el tudja végezni.

Én is elkészítettem saját magunknak ezt a feltöltő oldalt. Ha szükséged van rá, akkor szólj, elküldöm! 🙂

Lapolvasásról

Egy lapolvasó használatánál, hajlamosak a felhasználók annak legjobb minőségét kihasználni és a szkenneléseket úgy végezni. Így néha használhatatlanul nagy file méretet kapva. Pedig fontos meghatározni a szkennelés célját és utána ennek megfelelően kiválasztani a megfelelő minőséget és fileformátumot.

Ha egy kreatív stúdióban a szkennelés célja az anyag további feldolgozása, akkor jogos, hogy a lehető legjobb minőséget használják. Viszont, ha az anyagot e-mailben való elküldés vagy tárolás, archiválás érdekében állítjátok elő, akkor közel sem biztos, hogy egy gyengébb minőség nem megfelelő! Sőt! Miután a gyengébb minőség kisebb file méretet jelent és ez mind e-mailben való küldésnél, mind tárolásnál nagy jelentőséggel bír, célszerű az optimális minőséget választani.

A szkennelésnél a következőket érdemes figyelembe venni:

  • Felbontás. DPI (dot-per-inch, tehát képpont/hüvelyk). A szám minél magasabb annál több pixel van 2,54 centiméterenként, tehát annál finomabb részleteket tárol a kép, így jobb a minősége. A több információhoz nagyobb file méret szükséges.
    Összehasonlító táblázat és példa:
    100 dpi, szürke árnyalatos, tömörített tif: 46KB
    200 dpi, szürke árnyalatos, tömörített tif: 153KB
    300 dpi, szürke árnyalatos, tömörített tif: 328KB
    600 dpi, szürke árnyalatos, tömörített tif: 1185 KB
  • Színmélység. Meghatározza, hogy egy adott képpont hány színből állhat. Általában lehet fekete-fehér; szürke árnyalatos vagy színes 256 színű; vagy több milliószínű. Ebben a sorrendben jelent egyre nagyobb file méretet (mivel az információ eltárolásához egyre több byte szükséges). Ha nem fényképről, hanem hagyományos dokumentumról van szó, akkor egy 256 színű szürkeárnyalatos vagy színes megfelelő kell, hogy legyen.
    Példa:
    200 dpi, szürke árnyalatos, tömörített tif: 153KB
    200 dpi, több milliószínű, tömörített tif: 2710KB
  • Fileformátum. Ami leginkább számít, hogy tömörített vagy nem, és ha tömörített, akkor az milyen módszerrel (veszteséges vagy nem). Persze itt már a későbbi felhasználás is figyelembe veendő. Anélkül, hogy túl sok részletre kitérnék, gyorsan, hogy nagyjából mik az elterjedt, javasolt formátumok és milyen célra:
    TIF – alkalmas fényképhez vagy grafikához. További előny, hogy több oldalas is lehet.
    JPG – leginkább fényképhez alkalmas, grafikához vagy egyéb dokumentumhoz kevésbé.
    GIF – web oldalon megjelenített képekhez, szkenneléshez nem ajánlott.
    PNG – web oldalon megjelenített képekhez, szkenneléshez nem ajánlott.
    PDF – bár nem közvetlenül képformátum, de lapolvasó szoftverek támogatják. Fő előny, hogy megjelenítéshez, nyomtatáshoz majdnem minden gépen rendelkezésre áll az Adobe Reader.

    (Összehasonlító táblázatot nem készítek, mert alapvetően a felhasználás céljához javasolt a fileformátumot igazítani.)

Mindenképpen fontos, hogy a megfelelő felbontást és fileformátumot használjátok!
Ha egy dokumentumot akartok e-mailben továbbküldeni (kvázi fax kiváltása, aminek felbontása 200*100dpi), akkor 200 dpi-s, szürkeárnyalatos, PDF vagy TIF megfelelő formátum.
Ha a dokumentumokat archiváljátok, akkor lehet, hogy érdemesebb a 300 dpi-t választani és esetleg színesen (de elég a 256 színű) archiválni.

Üzleti hírszerzés

Amikor megkeres egy cég (mert általában el akar valamit adni) vagy egyéb módon egy új üzleti partnerrel kezdek tárgyalni, akkor mindig felmerül, hogy mivel foglalkozunk. Bár én mindig türelmesen elmondom, de soha nem értem, hogy miért nem vette az adott partner a fáradtságot, hogy legalább megnézze a web oldalunkat. Onnan nagyon gyorsan kiderül a kft tevékenysége.

Tehát, hogyan lehet 5-10 perc alatt, LEGÁLISAN tájékozódni egy potenciális partnerről?

  1. Cég web oldala sokat elárul (hiszen ez a célja) 🙂
  2. Keresők (tudom, ez egyértelmű)
    Google-be (és/vagy egyéb keresőbe) írd be a cég nevét; a tárgyaló partnered nevét; mind a kettőt együtt; az e-mail címét. Meglepően sok mindent tudhatsz meg így.
  3. Összetettebb keresések
    A Google-be az „info:” előtaggal írd be cég webcímét.
    Itt többek között megtudhatod, hogy hol van hivatkozás erre az oldalra? És az érdekesebbnek tűnő linkeken meg tudod nézni, hogy milyen kontextusban.
    (Érdekes módon egyéb keresők alaposabb találatot adnak a hivatkozó oldalakról.)
  4. Telefonkönyvek: vezetékes és mobil.
    Kinek a nevén van a telefon. Nem mintha számítana, de néha érdekes információk derülnek ki.
    A különböző tudakozók:
    T-Com
    T-Mobile
    Pannon
    Vodafone
  5. Cégtaláló
    Ingyen megtudod a székhelyet, adószámot, és hogy létezik-e a cég!
    Ha fizetsz, akkor egy cégkivonatot is tudsz rendelni.
  6. iWiW
    Inyencek itt is kereshetnek egy személyt és az ismerőseit. 🙂

Most csináld meg ezt magadra! Mit látnak ténylegesen rólad az érdeklődők? És időnként ismételd meg!

Automatizálás

Sok cég nem használja ki az informatikában rejlő lehetőségeket!

Tegnap egyik kedves ügyfelemmel áttekintettük, hogy a decemberben üzembe helyezett új szervernek, milyen lehetőségei vannak, amit az előző nem tudott.
Eközben derült ki, hogy kommunikációjuk egy jelentős része még mindig faxon történik, amin ők nem tudnak változtatni, tehát nem tudják az e-maillel helyettesíteni azt. A beérkezett faxokat egy régi hőpapíros készülék fogadja. Miután e-mailben kell továbbítani, azokat bescanelik és úgy küldik tovább. Egy nem jelentős beruházás (modem, kb. 10.000 Ft) és már tudják használni a fax kiszolgálót, ami eleve e-mailben kézbesíti a beérkezett faxokat és azt csak továbbítani kell.
Így nemcsak gyorsítják a munkafolyamatokat, de még drága hőpapírt sem kell majd venniük!

Egy másik tipikus példa a banki bizonylatok feldolgozása. Sok helyen ez még mindig nem automatizált, így lassú és sok hibát rejt magában.
Ma már egy cég nem élhet elektronikus banki program nélkül, amivel megspórolja, hogy az utalásokat a bankba kelljen vinni. Mi, már több mint 5 éve, a beérkező bizonylatok feldolgozását is automatizáltuk. Ügyviteli szoftverünk készítője leprogramozott egy import modult, amivel a banki bizonylatokat automatikusan fel tudjuk dolgozni. Így nem kell megvárni a postai úton a banki bizonylatokat, tehát hamarabb, kevesebb emberi munkával kerülnek azok feldolgozásra és pontosabban!

Konzultálj az informatikusoddal, hogy mit lehetne Nálatok optimalizálni! Vagy keress meg, segítek! 🙂

kul.hu

Bár első lépésben egy belső sitenak készült, de aztán kiderült, hogy nem lényegesen nagyobb munka publikusnak készíteni. Azt is tudom, hogy van rá külföldi és magyar alternatív megoldás is, meg ráadásul elég web 1.0-ás szolgáltatás, de ha valaki hasznosnak találja, használja bátran:

www.kul.hu

A szolgáltatás célja a hosszú linkek rövidítése. Tehát egy elküldött e-mailben nem kerül több sorba, így biztosan használható linket kap a címzett. Vagy ha telefonban kell bemondani egy címet, akkor lényegesen egyszerűbb.

Regisztráció (egyszerű és ingyenes) után az egyes linkek statisztikáját is meg lehet tekinteni.

A VIP tagok (ingyenes, csak egy kis hírverést kell csinálnod a sitenak) pedig saját tartományt kapnak.

Az oldallal kapcsolatos ötleteket, észrevételeket szívesen vesszük!

PDF készítőkről – ismét

Korábban már foglalkoztam a témával. Akkor ingyenes megoldásnak a PrimoPDF-et javasoltam.

Megjegyzésben kaptam egy tippet a PDFCreator-ról. Kipróbáltam és jobb, mint a PrimoPDF, mivel nem jelentkezik annak egyik legbosszantóbb hibája (a telepítési könyvtárhoz Rendszergazdai jogosultságot kell adni a felhasználóknak és még ilyenkor sem tudja a létrehozott PDF filet megnyitni).

Ellenben van egy-két extra opciója, így, ha ingyenes PDF készítő programot szeretnétek, akkor ezt javaslom!

Ha beütött a baj…

Függetlenül attól, hogy hibatűrő diszk alrendszert használtok, van rendszeres napi mentésetek és mindent megtesztek az adatok védelme érdekében, még a „legjobb családban” is előfordulhat probléma és szükség lehet véletlenül letörölt vagy egyéb okból elveszettnek hitt adatok visszaállítására.

A legfontosabb, hogy amint észlelitek a problémát, akkor semmilyen változtatást ne végezzetek azon az adathordozón, amelyiken az adatok vannak!

Ne indítsatok el rajta programokat! Ne telepítsetek rá semmilyen adat helyreállító vagy egyéb csoda programot. Tehát, semmilyen körülmények között ne próbálkozzatok, vagy hagyjátok, hogy valaki próbálkozzon! Az ilyen esetben ez végzetes lehet. Az érintett gépet haladéktalanul ki kell kapcsolni és szakértő (igazi!) segítségét kérni!

Már számos alkalommal előfordult, hogy adat helyreállítási munkával bíztak meg minket. Viszonylag nagy százalékban sikeresen tudtuk a feladatot elvégezni, ha mégsem, akkor többször az volt az oka, hogy már előtte valaki próbálkozott és így olyan változtatást eszközölt az adathordozón, ami után már lehetetlen az adatok visszaállítása.

Tehát, ha véletlenül ilyen helyzetbe kerülnétek, akkor jusson eszedbe, hogy rögtön kérjetek szakszerű segítséget!

Költözködés

Egyik ügyfelünk költözik. Előrelátó cég, pedig nem nagy, de már 3-4 hete tervezik, szervezik. A könnyűáramú kábelezést már több, mint 1 hete befejeztük. Ma volt a hurcolkodás, holnap a gépek üzembe helyezése, hálózat beállítása, stb.

Ma reggel derült ki, hogy az új helyen mégsem lehet ADSL vonalat létesíteni, mert a távközlési szolgáltatást biztosító cégnek ott nincs kapacitása. Pedig 3 hete több alkalommal rákérdeztek, és a szolgáltató rávágta, hogy természetesen lehet! (Számomra ez felháborító! Hogy gondolják, hogy ma egy cég tud internet kapcsolat nélkül működni?)

Javaslom, hogy ha költöztök, akkor jó előre írásban kérjetek választ, hogy biztosan lehet-e ott a megfelelő kapcsolatot kiépíteni! Talán még jobb, ha inkább egy hónappal korábban már be is köttetitek, így nem fog meglepetés érni.