Archive for the 'e-mail' Category

Page 5 of 5

Mennyire lehetünk biztosak, hogy e-mailünk célba ér?

Készült: 2005 április 2, kategóriák: általános and e-mail. 0 Comments

Évekkel ezelőtt azt mondtam, hogy az e-mailek nagyon kis száma “veszik el”.
Ma már rosszabb a helyzet. A sok vírus és spam miatt a levelező szervereken szűrők gátolják meg, hogy a nem kívánt e-mailek a felhasználók postafiókjába kerüljenek.
Míg a vírusszűrők nagy százalékban tudják megállapítani, hogy egy e-mail vírusos-e, az egyszerű “végrehajtható fileokat” szűrő mechanizmusok már ártalmatlan leveleket is megfognak. (Tehát ne küldjetek ilyen tartalmú leveleket! Ha feltétlen fontos egy ilyen file ellküldést, akkor annak kiterjesztését meg kell változtatni.
A spamszűrők már lényegesen több problémát tudnak okozni. Miután nincs biztos módszer arra, hogy egy e-mailről el tudjuj dönteni, hogy kéretlen reklámlevél-e, ezért gyakran előfordul, hogy a normál levelek sem érnek célba, kiszűrésre kerülnek.

Amennyiben biztosak akartok lenni, hogy egy fontos e-mail időben megérkezett-e, meg kell kérni a címzettet, hogy jelezzen vissza, amikor megkapta levelünket! (Az e-mail olvasásáról lehet automatikus visszaigazolást kérni, de gyakran ez sem megoldás, mert sokan tiltják a visszaigazolások küldését.)
Ha az is fontos, hogy egy határidőt ne késsetek le, jobb odatelefonálni és szóban rákérdezni, mint arra számítani, hogy biztos célba ért az e-mail!

“Rendes” e-mail cím

Készült: 2005 március 17, kategóriák: általános and e-mail. 0 Comments

Tegnapi bejegyzéshez kapcsolódva, leírom egyik visszatérő értetlenségemet.

Miért nem regisztrálnak cégek saját domain neveket maguknak? Hogyan engedhetik meg, hogy cegnev@freemail.hu vagy cegnev@axelero.hu és hasonló e-mail címet használnak? Nem komolytalan ez?

  • Mi van, ha internet szolgáltatót váltanak? Megválzotatják az e-mail címüket?
  • Vagy ha a szolgáltató úgy gondolja, hogy megváltoztatja a cég nevét és így ő változtatja meg az előfizetők e-mail címét…
  • Fizet a szolgáltató, hogy reklámozza a cégét?

Ne kövesd el ezt a hibát! Regisztrálj cégednek saját domain nevet, ha még nem tetted! Használj professzionális e-mail címet és készíts legalább egy egyszerű web oldalt cégedről!

E-mail mizéria

Készült: 2005 március 16, kategóriák: e-mail. 0 Comments

Szabadságon voltam. Ilyen esetekben, különböző Internet terminálokon, web böngészőből ellenőrzöm a leveleim.
Egy fontos e-mailt vártam, így kb. két naponta néztem meg, hogy megérkezett-e.

Természetesen számos levelet kaptam, többek között egy ilyet:

Feladó: Szabó Kati [szabok@hotmail.com] (az e-mail cím nem pont ez volt)
Tárgy:

Nem csak a tárgy volt üres, hanem a levél törzse is, csak egy csatolt file volt benne: TARGY.MEGHIVO.doc

Nem tudtam megnézni a levél tartalmát, mert a DOC (és egyéb) fileokat általában Internet terminálokon nem lehetett megnézni.
Miután hetente kapok két-három felesleges meghívót, így nem tartottam fontosnak, hogy foglalkozzak a fenti levéllel.

Ez volt a várt e-mail!

Honnan kellett volna tudnom?
A mail címből nem derült ki (még az sem, hogy ez egy hivatalos levél). A tartalmát pedig nem tudtam megnézni.
Mondanom (írnom) sem kell, hogy a DOC-ban semmi olyan nem volt, amit akár egy sima szöveg levélben ne lehetett volna leírni.

Külön e-mail címet, minden célra

Készült: 2005 március 5, kategóriák: e-mail. 0 Comments

Miért használják a dolgozók a saját e-mailjüket minden célra? Mi van, ha egy feladatot másnak akarsz kiosztani, de már publikálásra került az eredeti munkatárs e-mail címe?

Hatékonyabb, ha külön projektekhez, feladatokhoz, témákhoz, mindig egyedi e-mail címeket hoztok létre!

Van egy új akció? Használjátok az akcio@teceged.hu-t!
Állásajánlat? Készítsetek egy allas@teceged.hu-t!
Megrendeléseket vársz? Csináljatok egy megrendeles@teceged.hu-t!
És így tovább… miért ne lehetne penzugy@teceged.hu, konyveles@teceged.hu, marketing@teceged.hu?

Így könnyebb a megfelelő levelet, mindig az illetékesnek továbbítani.

Ideiglenes e-mail cím

Készült: 2005 február 6, kategóriák: e-mail and hasznos. 3 Comments

> Hogyan lehet megkerülni a web oldalakon a regisztrációt, ha csak ideiglenesen szeretnék egy oldalt használni?

Ezt nem tudom. Viszont a következő oldal segíthet egy ideiglenes e-mail cím létrehozásában, így nem kell a sajátot használni, vagy csak ezért egy ingyenes e-mail címet regisztrálni:

www.no-spam.hu

“A használathoz mindössze meg kell adnia jelenlegi e-mail címét, majd a rendszer létrehoz egy véletlenszerű @no-spam.hu végződésű elérhetőséget, mely az azt követő – előre kiválasztott – időszakban minden levelet továbbít az állandó címre.”

Szeretnék egy web oldalt elküldeni…

Készült: 2005 január 5, kategóriák: e-mail and hasznos. 0 Comments

Egyik ügyfelem ma a következőt kérdezte: “Hogyan tudom elküldeni egy partneremnek egy internet oldal tartalmát?”

Amit NEM javaslok:

1. Oldal elküldése e-mailben. Egy-két böngésző be tudja másolni az oldal tartalmát, de ez tapasztalataim szerint nem mindig a kívánt eredményt hozza! Tehát a címzett csak egy kusza oldalt kap.

2. URL kiterjesztésű csatolt file küldése. Ezeket bizonyos szerverek veszélyesnek minősítik, így nem biztos, hogy megkapja a címzett. (Lásd még a Csatolt fileokra vonatkozó bejegyzést!)

Jó megoldások:

1. Böngésző címsorából a link bemásolása az e-mailbe. (Utána egy másik böngésző ablakban érdemes kipróbálni, hogy tényleg azt jeleníti meg, amit küldeni szeretnénk.)
Ha túl hosszú lenne a link (és így a címzettnek az olvasásnál “eltörik”, tehát ha klikkel rajta, akkor nem a teljes link lesz látható), akkor érdemes ezt lerövidíteni.
Erre kiválóan alkalmas a http://tinyurl.com/ site, de a http://href.hu/ magyar oldalon is el tudod ezt végezni.
Ennek a módszernek egy hátrányát látom, klikkelés előtt a címzett nem látja, hogy hova fog vezetni, tehát akkor érdemes csak használni, ha tényleg hosszú a küldendő link.
(Amikor én használom, akkor általában elküldöm az eredetit és a rövidített változatot is.)

2. A link küldésnek még megvan az a hátránya, hogy nem “időt álló”. Tehát idővel már nem biztos, hogy az jelenik meg, amit eredetileg küldeni akartál.
Ebben az esetben vagy ha nem tudsz linket, ami az adott oldalra mutat, akkor küldj képernyőképet!

Csatolt fileok

Készült: 2004 december 27, kategóriák: e-mail and hasznos. 0 Comments

E-mailhez csatolt fileok küldésénél az alábbiakra érdemes figyelni:

A legfontosabb, hogy a címzett minden esetben el tudja olvasni amit küldesz. (Hiszen ezért küldöd.) Tehát olyan file formátumot kell választani, amit könnyen meg tud nézni vagy amihez szükséges megtekintő program az internetről ingyenesen letölthető. Még jobb, ha olyan általános formátumot használsz, amihez nem szükséges speciális program. (Sok irodában nem engedélyezett új program telepítése, sok felhasználó nem szeret mindenfélét telepíteni, stb.)

Kerüld azokat a formátumokat, amit a legtöbb helyen már szűrnek (ilyenek a végrehajtható fileok: EXE, COM, BAT, SCR, PIF, stb). Figyelj az e-mail méretére, 1-2 MB-nál nagyobb méretű e-mailt nem érdemes küldeni, mivel ez sem biztos, hogy megérkezik.

Legelterjedtebb kiterjesztések:

TXT – Egyszerű szöveg file. Nyugodtan küldhető, minden rendszeren könnyen megtekinthető. Nyugodtan használható.

GIF, JPG, PNG – Tömörített kép fileok, általában minden rendszeren használhatóak.

BMP – Nem tömörített kép file. Nem javaslom a használatát.(Inkább GIF, JPG vagy PNG-re konvertálva.)

PDF – Az Adobe web oldaláról minden operációs rendszerhez letölthető az ingyenes Adobe Acrobat Reader. (PDF file létrehozásáról már korábban írtam.) Ennek használatát javaslom, de figyelj oda, hogy ne használj speciális betűtípust, mert az előfordulhat, hogy a címzettnél nincs telepítve!

DOC, XLS, PPT – Microsoft Office alkalmazások által készített fileok. Ezt ma már majdnem minden felhasználó meg tudja nyitni, mert az irodai alkalmazás csomagok képesek ezeket értelmezni. Windows minden verziójához ingyenes megtekintő (Viewer) program letölthető a Microsoft web oldaláról. Ettől függetlenül nem javaslom ezek használatát, csak abban az esetben, ha az a cél, hogy a címzett ezeket szerkeszthető formában megkapja.

SXW, SXC, SXI - OpenOffice.org alkalmazások által készített fileok. Ezek használatát nem javaslom. Bár az OpenOffice.org egy ingyenes, irodai alkalmazás csomag, de nem általános a használata, így könnyen előfordulhat, hogy a címzett nem tudja elolvasni a neki szánt információt.

EXE, COM, BAT, SCR, PIF – Végrehajtható fileok, ne használd!

ZIP, ARJ, RAR – Tömörített fileok. Oda kell figyelni, hogy sok levelező szerver már az állományon belül található végrehajtható fileokat sem engedi át, amúgy alkalmasan mindenféle tartalom átküldésére.

MP3, WAV - Hang állományok. Általában nagy fileok, ha ilyet akarsz küldeni, akkor figyelj oda a méretre!

AVI, MPEG – Videó állományok. Nagyon-nagy fileok tudnak lenni. Hacsak nem nagyon szükséges, ne küldj!

Minden esetben célszerű felhívni a címzett figyelmét, ha valamilyen egyéb programmal készült állományról van szó, hogy hogyan tudja az átküldött filet megnézni. Egyáltalán nem biztos, hogy ugyanazok az alkalmazások vannak telepítve a címzett gépére, még az sem biztos, hogy ugyanolyan operációs rendszert használ, tehát minden esetben válassz olyan formátumot, amit egyszerűen meg lehet nézni!

Hogyan érdemes képernyőképet küldeni?

Készült: 2004 december 22, kategóriák: e-mail and hasznos. 0 Comments

Ha szükség van egy képernyőkép átküldésére e-mailben, akkor sok rossz lehetőség közül lehet választani. A Windowsban a PrtScr gomb megnyomásával lehet egyszerűen a teljes képernyő képet a vágólapra menteni. Onnan azt be lehet szúrni a levező programba, de ilyenkor általában BMP formátumban kerül a kép a levélbe. (Függ az e-mail programtól is.) A BMP egy tömörítés nélküli képformátum, így az e-mail mérete nagy lesz. (Tehát annak tárolásához több hely kell, lassabb az átküldése és ráadásul még mindig számos levelező szerveren maximálva van egy e-mail mérete.)

Egy 1280*1024-es képernyő a különböző file formátumokban a következő méretű fájlt eredményezi:
     BMP: 3 840 Kbyte
     JPG: 208 Kbyte
     GIF: 152 Kbyte
     PNG: 104 Kbyte
     DOC: 151 Kbyte

Tehát a BMP erősen nem javasolt. Én a DOC-ot sem javaslom, mert bizonyos rendszereken nehézkes lehet a megtekintése. (Erről bővebben majd legközelebb írok.) A PNG-t érdemes használni, de a JPG, GIF is jó választás.

A tartalomnál érdemes (és általában elég) az aktuális ablakot elküldeni a teljes képernyő helyett. Ezt az Alt-PrtScr megnyomásával lehet a vágólapra menteni. Így nem szerepel a képen, sok esetben felesleges, talán zavaró és talán nem is a címzettre tartozó információ. (Például, hogy mikor készült a kép, milyen programok futottak még a gépen, stb.)

A vágólapról a képet tetszőleges kép kezelő programmal le lehet menteni. Például az IrfanView egy erre kiválóan alkalmas (ingyenes) eszköz. A lementett filet utána már a levelező programba egy e-mailhez lehet csatolni.

(Természetesen létezik program, ami automatikusan elvégzi a konvertálást és e-mailbe csatolást is. Például a freeware Gadwin PrintScreen.)