Archive for the 'e-mail' Category

Page 2 of 5

E-mail alapok

Most tényleg nagyon alap információkat írok le, de az elmúlt időben többször tapasztaltam, hogy nem mindenki számára teljesen egyértelmű.

Az e-mailek fejlécéről lesz szó.

Feladó: a feladó mezőbe bárki, bármit beírhat. (Mint ahogy bármikor feladhatok a postán egy levelet másnak a nevében.) Tehát az, hogy egy ismert címről kapsz egy e-mailt még nem azt jelenti, hogy azt az adott feladó küldte. Ha a tartalma nem illeszkedik a megszokott stílushoz vagy bármilyen okból gyanús, hogy nem az általad ismert feladó küldte, akkor kérdezz rá, akár telefonon is! Nem jelenti, hogy a feladó gépét feltörték, hogy az ő nevében érkezik Neked egy levél. Gyakorlatilag sok esetben ez egyszerűen a spamek kategóriájába esik.

Címzett: (ez önmagáért beszél) az vagy azok, aki(k)nek a levél szól.

Másolatot kap: olyan személy(ek), akiket tájékoztat a feladó az adott e-mailről, de nem direkt nekik szól. A címzett(ek) is látják, hogy ki kapott másolatot még az e-mailből, tehát kihez jutott még el az információ.

Titkos másolat: mint előző, de sem a címzett(ek), sem a másolatot kap mezőben szereplők nem értesülnek, hogy erről valaki titkos másolatot is kapott. Ha többen kapnak titkos másolatot, akkor azok egymásról sem fognak tudni.

Bár az elmúlt három mezőben szereplő minden címzett megkapja az e-mailt, de teljesen más a jelentőségük és érdemes ezeket ennek megfelelően használni!

Példák:

  • Meghívót küldesz szét és szeretnéd, hogy a címzettek tudják, hogy kik a résztvevők: mindenki a címzett mezőbe kerüljön!
  • Exkluzív ajánlatot küldesz és nem akarod szétküldeni a címlistámat: az e-mail címek a “titkos másolat” mezőbe kerüljenek!

Tárgy: kitöltendő és lehetőleg az e-mail tárgyának megfelelően. Nagyon nem szeretek olyan e-maileket kapni, aminek nincs tárgya vagy egy korábbi levélre válaszolva, annak tárgya marad meg.

Ha velem levelezel, akkor köszönöm, hogy odafigyelsz a fentiekre! 🙂

Tájékoztató az e-mailben érkező kéretlen üzleti célú üzenetekről

A spam e-mailben érkező kéretlen, üzleti célú üzenet, azaz elektronikus levélszemét. Nevét a Monthy Python elhíresült jelenetéről kapta, amelyben az étterembe gyanútlanul betérő vendég nem tudott olyan ételt rendelni, amelyben ne lett volna löncshús vagyis spam, eszi, nem eszi. Elektronikus postaládánk megtisztítása a beáramló levélszeméttől lassan mindennapi rutinná válik. Ha nem vigyázunk és nem teszünk ellene, elárasztanak a kéretlen levelek úgy, ahogy postaládánk is megtelik a hirdetéseket tartalmazó szórólapokkal.

NHH oldalán a spamekről található tájékoztató sok újat nem ír, de egy jó összefoglaló a témában. Oldalon található még egy a kliens oldali spamszűrőket összehasonlító teszt is. Jól jöhet, ha a szolgáltatótok vagy a levelező szerveretek nem végezné el a spamek szűrését.

Amennyiben hírlevél, kör e-mail, stb küldését tervezitek, akkor figyelmetekbe ajánlom a következő részt is:
Mindez azt jelenti, hogy nem küldhető elektronikus hirdetés olyan személynek, aki nem adott ehhez előzetes hozzájárulást.

Spam szűrés

A spam szűrést alapvetően két módszer létezik:

  • el sem fogadja a levelet a szerver, amit valamiért spamnek érzékel,
  • elfogadja az e-mailt és utána azt megjelöli vagy elkülöníti.

Az első esetben, ha a feladó valós küldő, akkor kell, hogy értesüljön arról, hogy a levelét az ő szervere nem tudta kézbesíteni. Én ezt jobb megoldásnak tartom, mint azt, hogy mindent elfogadunk, mert így a mi oldalunkon jelentkezik többletmunka, mivel a spamnek vélt leveleket időnként át kell nézni, fals pozitív azonosításokat miatt.

A mi szerverünk jelenleg 4 okból nem fogad el e-mailt:

  • Hamis néven jelentkezik be küldő oldali kiszolgáló. (Rendes szerverek ilyet nem tesznek, ha mégis ezt a küldő oldalon lehet átállítani.)
  • A küldő szerver címe valamilyen tiltó listán (ezek külső, automatikusan frissülő adatbázisok) van. (Általában azért, mert korábban spam küldésben vett részt.)
  • A küldő szervernek nem jó az un. reverse DNS rekordja. (Technikai hiba, amit a feladó internet szolgáltatója tud általában javítani.)
  • A feladó e-mail címét a mi szerverünk visszaellenőrzi és az ellenőrzés sikertelen. (Megint a küldő szerveren kell orvosolni.)

Mint látható minden esetben a feladó oldalán lehet a hibát orvosolni. Bár üzemeltetés szempontjából így is sok munkánk van, az ügyfeleink által nem megkapott e-mailek utáni nyomozásban, de alapvetően ezt tartom a célravezető módszernek.

Ezekkel a szűrésekkel jelentősen lehet a beérkező spamek számát csökkenteni, mert a valós küldőknél ritka, hogy a fentiekkel probléma legyen. Még így is beérkezik egy kevés spam, de tavaly év végi statisztikákban az látszott, hogy az így visszautasított e-mailek az össz e-mailek kb. 70-80%-a, igen kevés fals visszautasítással.

(A fentiek után még van egy vírusellenőrzés is, ami a vírusos leveleket törli, mert azoknak nincs hasznos tartalmuk. A végrehajtható csatolt filet tartalmazó leveleket a szerver kb. 8 órát késlelteti, de utána automatikusan továbbküldi.)

Ha valahonnan nem fogad el a szerverünk levelet és az ottani rendszer üzemeltetője ezt nem tudja javítani, akkor mi az adott címet fel tudjuk venni a helyi kivétel listára, így az adott partner helyi hibájától függetlenül elfogadjuk a levelet.

Ha a fenti egy ügyfelünknek nem lenne megfelelő, akkor az ő domainját tudjuk kivétel listára tenni és így minden beérkező levelet átengedünk. Eddig ezt korábban 4 ügyfelünk kérte, de azóta már ők is visszacsináltatták, egyikük 2 nap után!

Ha ellepnének a spamek Titeket, akkor az nagyon sok manuális munkát le tud kötni. Javaslom, hogy gondolkodjatok el valami fentiekhez hatékony védekezésen (vagy gyertek Hozzánk és a fentieket automatikusan megkapjátok)!

Hírlevél leiratkozás

Gyakran kapok hírleveleket. Miután én ellenőrzöm a már nem nálunk dolgozók e-mail címeire érkező esetleges érdemi leveleket, azokra is érkeznek még ilyen jellegű küldemények. (Megjegyzem, jellemzően csak ilyenek érkeznek, nagyon ritka a tényleg fontos e-mail. Legegyszerűbb lenne, a már nem valós címzetteknek küldött leveleket a szervernek el sem fogadni, így az érdemi leveleknek a küldő e-mail kiszolgáló egy választ generálna. De ez jelenleg nem így működik nálunk, elfogadjuk a régi címre küldött e-maileket is, így azokat át kell nézni.)

Sok hírlevélre a leiratkozás általában egy válasz e-mail küldésével lehetséges. Ez nagyon nem jó! Sokan nem tudnak más nevében levelet küldeni, így leiratkozni sem! A legjobb egy link, amire kattintva egy OK gomb megnyomásával lehet a leiratkozást megtenni. Ehhez persze mindenkinek egyedien, névre szólóan kell a körlevelet elküldeni. Ha ez bonyolult lenne, akkor egy általános oldal is megteszi, ahova be kell írni a lemondandó e-mail címet. (Viszont ebben az esetben jó, ha kiderül, hogy ténylegesen kinek is szólt az eredeti levél.)

A hírlevelednek nem az a lényege, hogy a lehető legtöbb emberhez eljusson, hanem, hogy az érdeklődők megkapják. Igenis könnyűvé kell tenni a leiratkozást is, ha hosszútávon nem akarod elveszteni a potenciális vagy meglévő partnereid bizalmát.

A hírlevelek egyéb problémáiról a harzol írt nemrég. Azt is érdemes elolvasnod.

Frissítés: Hozzászólásban hívta fel a figyelmemet Gál Kristóf, hogy ő is említette a témát.

Tárhely szolgáltatásról

KKV Online-marketing Blog pont egy olyan témaról írt két napja, amire már én is egy ideje ki akartam térni.

Egyetértek, hogy gyakran keveredik az “internet elérés szolgáltatás” és a “hoszting szolgáltatás”, pedig teljesen függetlenek. Kristóf felsorolta az alap hoszting szolgáltatásokat: céges domain (“domainkarbantartás”, ami egy domain korrekt működéséhez szükséges műszaki feltételek biztosítását jelenti), céges e-mail címek és tárhely a honlapnak. Én kiegészíteném, hogy mit tartok fontosnak:

Domainkarbantartás: a sima karbantartáson túl, jó ha tudod, hogy un. aldomain kialakítására is van (kell, hogy legyen) lehetőséged. Például, amennyiben az internet eléréseteknek fix ip címe van (ezen keresztül éritek el a belső rendszert), akkor mennyivel egyszerűbb megjegyezni a szerver címének a kozpont.cegnev.hu-t, mint egy 62.112.193.37 szerű számsort.

Tárhely: php és mysql ma már kötelező. Jó ha kapsz látogatottsági statisztikát, bár ez egy ingyenes Google Analytics-szel is megoldható. Most még kevés helyen látom, de idővel biztos egyre népszerűbb lesz, a védelem a web formokat kiaknázó automaták ellen. (Ti nem kaptok értelmetlen e-maileket a különböző web formjaitokról? Ezek leginkább próbálkozások, hogy a Ti oldalatokon keresztül spameket küldjenek szét.)

Az említett 50MB-tal egyetértek. Az egy általános kkv-nak bőven elég, de ez nyilván szükség esetén bővíthető kell, hogy legyen.

E-mail: egyik legkényesebb és általában legelhanyagoltabb. (Főleg a web tervező cégek által hosztolt szervereken.) E-mailhez ma már kötelező a vírusszűrés, a vírusos levelek egyszerű törlésével. Erősen javasolt a spam szűrés: leveleket vagy el sem kell fogadni, ha tiltólistás szerverről vagy nem létező feladótól érkezik, vagy megjelölni a tartalma alapján spamnek minősített leveleket, hogy Ti, a fogadó oldalon egyszerű szabállyal tudjátok szűrni.

A postafiókon lévő korlátokkal nem értek egyet! Az legyen korlátlan és ha túl nagy lenne, akkor jelezze a szolgáltató! (A leveleket amúgy sem itt kell tárolni, hanem a saját szervereden, gépeden.)

Ezeken felül minden szolgáltatónak kéne biztosítani egy önkiszolgáló, automatikus ügyfélszolgálatot (domain adminsztrációs felület), ahol a saját domain(ek) szolgáltatásait lehet automatikusan beállítani. Ez jó az ügyfélnek, mert nem kell várni egyes szolgáltatások aktiválására és jó a szolgáltatónak, mert egyszer kell megcsinálni és utána humán erőforrást spórol.

Árról azért nem írtam, mert lényegesen fontosabb a megbízható szolgáltató, akire számítani tudtok, mint havi pár ezer forint megspórolása!

A magas szintű ügyfélkiszolgálást sem emeltem ki, mert annak természetesnek kell (kéne) lennie.

Kör e-mail

Legyen az hírlevél vagy egyéb, gyakori ma a tömeges e-mail küldésre az igény. (Most kimondottan nem spam-re gondolok, hanem saját partnereknek szóló információkra!) Erre kaptam egy jó ötletet egyik ügyfelemtől, ami nekem soha nem jutott volna eszembe.

Általában a következő lehetőségekkel találkozom:

  • Elkészül egy e-mail, amit Outlook Expressből vagy más levelező kliensből küldenek ki. (Jó esetben odafigyelve, hogy a címzettek titkos másolattal kerüljenek bele.)
  • Valamilyen direkt erre a célra készült hírlevél küldő programban készül el az e-mail és a program kézbesíti azoakat.
  • Esetleg az elkészült e-mailt egy példányban küldik ki egy a szolgáltatónál lévő levelezési listára, ami azt elküldi a tényleges címzetteknek. Ez azért jó, mert ilyenkor már nem az irodai kis sávszélességen kell a sok levelet elküldeni.
  • Valamilyen professzionális szolgáltatót bíznak meg, aki jó pénzért elvégezi az egész munkát: egyedi címzés, esetleg később egy lista, hogy ki az aki ténylegesen meg is nyitotta az e-mailt vagy statisztika arról, hogy ki az aki klikkelt egy adott linkre.

De van, aki erre a „jó öreg” Microsoft Word-öt használja. Én utoljára 10 éve készítettem így körlevelet Word 6.0-val, de kiderült, hogy az új Word (2003-as verzióval próbáltam, bár gondolom talán már akár Word XP-ben is van rá lehetőség) tud e-mailt is küldeni ilyen módon (a kiküldést maga a levelező kliens fogja végezni). Előnye, hogy egyedi megszólítást is bele lehet tenni és természetesen html (tehát formázott) e-mailt is tud küldeni. Nem biztos, hogy a Word a legalkalmasabb html szerkesztő, de erre a célra viszonylag jól megfelel.

Csak figyeljetek oda, hogy a küldésre kerülő e-mailek mérete ne legyen nagy (megóvva így saját és partnereitek sávszélességét)! Egy nagy számú levél küldése előtt, csináljatok egy tesztet egy kisebb, saját listára. Így ellenőrízni tudjátok, hogy a linkek működnek-e és minden rendben van-e!

Próbáltam ugyanezt az OpenOffice.org Writerben a Körlevéltündérrel megoldani, de én nem jártam sikerrel (lehet, hogy nem foglalkoztam vele elég időt?).

Távmunka és e-mail

Ma már teljesen általános, hogy valaki otthonról (is) dolgozik. Vannak ügyfeleink, ahol már a középvezető sem biztos, hogy minden nap bemegy az irodába dolgozni, hiszen otthonról is el tudja végezni a munkáját. Telefonja úgyis mobil, tehát a kommunikáció sem okozhat problémát. Sőt, haladóbb telefonközponttal még az irodai melléket is át tudja irányítani az otthoni telefonjára vagy a mobiljára.

Az e-mail átirányítás sem szokott problémát okozni (ha nem megoldott a vállalti e-mail rendszerhez való távoli hozzáférés). Viszont ilyenkor gyakran kapok válaszlevelet valakinek az otthoni e-mail címével! Tehát küldök egy e-mailt a vezeteknev.keresztnev@cegnev.hu címre, de a válasz a becenev@freemail.hu –ról érkezik.

Innen szeretném jelezni, hogy erre semmi szükség! Az otthoni levelező programban is be tudod állítani a céges címedet, függetlenül attól, hogy a bejövő postafiók egy másik szolgáltatónál van. Lényegesen professzionálisabb ilyen módon megoldani a kérdést és nem feltétlen a partnerek tudtára adni a privát címedet.

Az informatikai szabályzatnak is része kéne, hogy legyen, hogy partnerekkel privát e-mail címről levelezni tilos!

Még egy tipp ilyen esetekre: ha szeretnéd, hogy az otthonról küldött válasz az irodai rendszeren is meglegyen (tehát rendelkezésedre álljon a teljes párbeszéd), akkor küldj a saját címedre egy titkos másolatot!

kul.hu

Bár első lépésben egy belső sitenak készült, de aztán kiderült, hogy nem lényegesen nagyobb munka publikusnak készíteni. Azt is tudom, hogy van rá külföldi és magyar alternatív megoldás is, meg ráadásul elég web 1.0-ás szolgáltatás, de ha valaki hasznosnak találja, használja bátran:

www.kul.hu

A szolgáltatás célja a hosszú linkek rövidítése. Tehát egy elküldött e-mailben nem kerül több sorba, így biztosan használható linket kap a címzett. Vagy ha telefonban kell bemondani egy címet, akkor lényegesen egyszerűbb.

Regisztráció (egyszerű és ingyenes) után az egyes linkek statisztikáját is meg lehet tekinteni.

A VIP tagok (ingyenes, csak egy kis hírverést kell csinálnod a sitenak) pedig saját tartományt kapnak.

Az oldallal kapcsolatos ötleteket, észrevételeket szívesen vesszük!

Megváltozott az életem!

Na jó, ez azért erős túlzás.

Beállítottam a levelező kliensemben (Outlook), hogy ne Arial, hanem Tahoma betűtípus legyen a HTML levelekben. (Amúgy jellemzően “csak szöveg” leveleket szoktam írni, viszont a formázott levelekre küldött válaszokban is ez a beállítás.)

Egyszerűen elküldeni is kellemesebb ilyen leveleket! Gondolom a címzettek is szívesebben olvassák. 🙂

Sajtóközlemény kiküldési bakik

Bár más én is többször írtam a témáról, de örülök, hogy mást is zavar:

Sajtóközlemény kiküldési bakik

Természetesen nem csak sajtóközleményre, hanem általában körlevélre, e-mailre is vonatkozik!