Archive for the 'e-mail' Category

Mit tegyél, ha meg akarod szüntetni a kéretlen reklám leveleidet?

A legbiztosabb módszer a spamek megszüntetésére az, hogy soha nem vásárolsz kéretlen reklámlevél hatására! Még ha tetszik is az ajánlat és szükséged van rá, akkor is szánj rá időt, hogy keress egy másik céget, akitől ugyanazt megkapod! Semmiképpen ne vásárolj olyantól, aki kéretlen reklám leveleket küld!

Tudom, hogy ez nagyon hosszú (és talán reménytelen) megoldás, de ha senki nem vásárol, akkor nem lesz értelme kiküldeni a spamet!

Gondold végig! Kis lépés, amit tehetsz, de ha mindenki megteszi, akkor lesz értelme! 🙂

Hogyan dolgozz több számítógépen?

Ha több számítógépen dolgozol, tehát például az irodában és otthon is, akkor szükséged van rá, hogy az adataid (fileok, e-mailek, stb.) mindenhonnan elérhetőek legyenek.

Persze dolgozhatsz egy notebookkal és azon tárolva az adataidat, azokat mindig magaddal tudod vinni. (Azért ilyen esetben ne feledkezz el a biztonsági mentésről!)

Aztán lehet, hogy távoli asztallal egy központi terminál szerverre belépve, olyan, mintha irodában dolgoznál, tehát egyszerűen eléred a file szervert, levelező szervert is.
Vagy az e-mailek egy webes felületen elérhetőek lehetnek az interneten keresztül és akár a fileokhoz is hozzá lehet így férni, de ezen megoldások egy részének kivitelezése nem olcsó.

Számtalan egyéb lehetőség van még (például dolgozhatsz Google Alkalmazásokban is), de sokan kedvelik, ha inkább magukkal viszik az adatokat. Erre a legalkalmasabb egy usb memória kulcs (pendrive).

Ennek használatakor két módszer közül választhatsz:
1. Minden adatot a pendriveon tárolsz és azon is dolgozol. Akár még az e-mailjeidet is direktbe oda töltöd le. Ilyenkor arra nagyon kell figyelni, hogy mentés legyen ezekről az adatokról, mert egy ilyen eszköz könnyen elveszik vagy megsérül!
2. A pendriveot tényleg csak az adatok hordozásához használod, és minden gépeden van egy másolat belőlük és a munka elején és végén szinkronizálod a fileokat, egy erre alkalmas programmal. Nagy előny, hogy ebben az esetben nem kell mentés, mert az adatok több helyen megvannak. Viszont elképzelhető, hogy a szinkronizációs folyamat sokáig tart.

Van még egy hasonló módszer, ha nem pendriveot használsz, hanem valamilyen online drive-ot. Például Microsoft féle Skydrive vagy Mesh (ami jelenleg csak az Egyesült Államokban használható) vagy a most indult DropBox, aminek az asztali kliens programjával, olyan, mintha egy helyi meghajtó lenne (javaslom, hogy ha van egy kis időd, akkor nézd meg bemutató videóját!).
Ebben talán a legzavaróbb, hogy minden adatod egy külső cég szerverén van. (Bár én ezeket megbízhatónak gondolom, de, a biztonság kedvéért ezekről is kell mentés!)

Mindegyiknek megvan a maga előnye és hátránya. Nehéz is egyértelmű ötletet adni arra, hogy melyiket használd!

Törlés

Az adatmegőrzés (mentés, archiválás) másik oldala, amikor túl sokat vagy akár mindent megtartunk, azt is, ami felesleges. Ennek is megvan a maga problémája:

  • Előfordulnak technikai korlátok, amibe könnyű beleütközni. Például az Outlook Express 2GB-os maximális mérete, egy Exchange adatbázis régen 16GB, most 75GB maximális file mérete, stb. Ezek elérésekor az adott alkalmazások általában megállnak, és nem tudnak tovább működni.
  • Megnehezíti a tényleg fontos adat megtalálását, a felhalmozódott adatokban való keresést. Hiába használsz asztali keresőt, a jól megfogalmazott kulcsszavakkal is sok irreleváns találat is előkerülhet.
  • A nagymennyiségű adat tárolásához több és nagyobb merev lemez szükséges. A napi mentés tárolásához is nagyobb kapacitású tároló kell. Bár az adattárolók nem drágák, de így is jelenthet ez többlet költséget.
  • Az adatokkal való munka tovább tart. Példáu egy esetleges migráció elhúzódhat, amiből többletköltség merülhet fel.

Tehát:

  • Töröld a felesleges e-maileket! Nem kell mindent megtartani.
  • Töröld a felesleges, közbenső munka fájlok verzióit!
  • Töröld az eltávozott kollégák által otthagyott felesleget!
    (Persze azért írd ki előtte DVD-re, mert biztos kiderül, hogy mégis kell belőle valami!)

Még mindig a spamekről

Teljesen egyszerűen összefoglalva a kérdést, két féle képen lehet megközelíteni a kéretlen reklám levelek ügyét:

1.) Egy adott e-mailt elfogad egy szerver és utána a „gyanús” leveleket, megjelöli vagy törli.
2.) A szerver már a legelején eldönti, hogy egy adott e-mailt elfogad-e vagy nem. Ha egy e-mailt nem fogad el, akkor a küldő oldali kiszolgálónak kell „kezelnie a kérdést”, tehát neki kell a feladót értesíteni, hogy nem sikerült az e-mail elküldése.

Én (mi) az utóbbit preferáljuk, mert így nem vesszük át a problémát!

Nézzük a felmerült kérdéseket (mini interjú, saját magammal):

Minden spamet ki tudunk szűrni?
Nem. Így is lesznek spamek, amik átjutnak és gyakorlatilag kizárt, hogy minden kéretlen reklámlevelet azonosítani lehessen!

Miért nem lehet mindegyiket azonosítani, ránézésre látszik!?
Ami egy emberi felhasználónak egyértelmű, az egy gépnek nem az. Ráadásul folyamatosan változnak, fejlődnek a spamek (például egy időben megjelentek, az addig ismeretlen PDF filet tartalmazó típusok).

Vannak-e téves szűrések?
Igen. Ebben az esetben a feladó erről értesül a saját levelező szerverétől.

Mi van, ha nem értesül?
Akkor az ő levelező szervere hibásan működik.

Ez elfogadhatatlan! Miért nem lehet megoldani, hogy minden levél megérkezzen és a spamek nem? Így lehet, hogy egy fontos megrendelést nem kapunk meg!
Ha minden e-mailt elfogadnánk, akkor is elveszhet egy megrendelés, mert a sok levélszemét között nem tűnik fel, hogy van egy értékes! Tudni kell róla, hogy ilyen a rendszer és ennek megfelelően használni azt. Ha valaki megrendelést küld, és nem kap rá választ, akkor biztos fog valahogy jelentkezni.

Több megoldás van a spam szűrésre, megelőzésre. Én a fentit jónak és hatékonynak tartom, de bármi ötletet szívesen meghallgatok! 🙂

Spam statisztika

Pár hónapja vettük át egy cég informatikai üzemeltetését. Már az elején feltűnt, hogy milyen sok spamet kapnak. Most megvalósítottuk az általunk is használt spam megelőzési megoldást, melynek lényege, hogy csak azokat az e-maileket fogadja el a szerverünk, amik a szabványoknak megfelelnek. (Bővebben itt írtam erről.)

Bár ez a módszer állandó feladatot is biztosít számunkra, mert néha valós küldők hibásan beállított szerverei miatt kell kivétel listára tennünk címeket, de most az említett cégnek készítettem listákat, hogy milyen e-maileket nem fogadtunk el. (Bár felesleges ezt átnézni, de ők pár hétig szeretnék.)

Még engem is meglepett, hogy mennyi szemét érkezne! Most napi 1100-1200 e-mailt utasítunk el, csak arra az egy domainre. Várhatóan ez még növekedni fog, mert még az eredeti címre is próbálkoznak a küldők.

Ezek azok, amik egyébként beérkeznének és át kéne valakinek nézni, DEL gombot nyomni rajta, stb. Tegyük fel, hogy egy ilyen 5 másodpercig tart! Ez naponta kb 6.000 másodperc, tehát 100 perc, azaz másfél óra, ami egy ember munkaidejének kb. 20%-a (ez persze eloszlik az összes dolgozó között!)

2007 első 11 hónapjában a KSH szerint a bruttó átlagbér 174.800 Ft, ami az Adózóna Bérkalkulátora szerint 235.308 Ft összköltséget jelent egy foglalkoztatónak. Tehát a megtakarítás, ennek 20%-a: 47.000 Ft/hó!

Ne ez még engem is meglepett! Ehhez képest, amit fizetnek, az semmi!

Tudom, hogy elnagyolt a számítás, de nagyságrendileg rendben van. Vagy javítson ki valaki!

Gondolkodjatok el, hogy nektek mennyibe kerülhet, ha nincs valamilyen spam védelmetek!

Aláírás, disclaimer, e-mail formátuma

Aláírás:

Sokan ugyanazt az aláírást használják minden e-mail végén. Én szeretem mindig az adott helyzetnek megfelelőt használni:

  • Cégen belüli levelezésnél egyáltalán nem írok alá, úgyis látják, hogy ki a feladó 🙂
  • Ismert partnerrel való levelezésnél, gyakran csak keresztnevem vagy annak első betűjét, vagy a monogramomat írom egy egyszerű köszönéssel.
  • Új vagy ismeretlen partner esetén már a teljes nevem, cég nevet, időnként (ügy
    fontosságától függően) a cégen belüli titulusom.
    Ha szeretném, hogy adott esetben egyéb módon is el tudjanak érni, akkor a telefonszámomat
    és/vagy mobilszámomat. Nagy ritkán a cég web oldalának címét.
    Így is vigyázok, hogy rövid maradjon!

Kapni viszont rengeteg félét kapok:

  • Van, aki minden alkalommal a fényképét is beilleszti (bár első alkalommal van ennek személyes jellege, de minden e-mailben egy ismert partnerrel én túlzásnak gondolom).
  • Előfordul, hogy a cég (animált!) lógóját kapom meg minden levélben (Jaj!).
  • Vannak néha nagyon hosszú és részletes aláírások, amiben még a vállalkozás tevékenysége is szerepel (nem olyan rossz, mint egy beszúrt kép fájl, de ennek sincs sok értelme).

Szerinted milyen a jó aláírás?

Disclaimer:

Eredeti jelentése “jogi nyilatkozat” és célja, hogy minden kiküldött e-mailen szerepeljen az adott cég általános állásfoglalása a levelezésről.
Gyakorlatban annyiban különbözik az aláírástól, hogy ezt maga a levelező szerver szúrja be minden e-mail végére. Nyilván megvan az értelme, de túlzás három nyelven hosszú jogi szöveget írni. Elolvasni biztosan senki nem olvassa el, de talán kényes kérdésekben van valami haszna (nem vagyok jogász, így nem tudom, hogy adott esetben ez mitől védi meg a feladót).

Sokan használják reklámozás, például a freemail és egyéb ingyenes e-mail szolgáltatók.

Speciális felhasználás a víruskeresők által beszúrt sorok arról, hogy ellenőrizve volt a tartalom. Sok információt ez sem hordoz, ez is inkább egy reklám az antivirus cégnek. Én nem szeretem, mert felesleges, de sok kárt nem okoz. Azért érdemes odafigyelni, mert nem vett jó fényt cégedre, ha netalán valami ingyenes terméket használtok, aminek így ott virít az önreklámja. (Például az ingyenes AVG nem is használható üzleti célra.)

HTML vagy csak szöveg?

Én az egyszerű szöveget preferálom, de a HTML (formázott) e-mailt is küldök, ha szükséges kiemelni vagy jól tagolni egy levelet. Azért vigyázni kell, hogy a formázást nem szabad eltúlozni.
Ha nekem küldesz valamit, akkor kérlek, hogy a különféle levélpapír sablonoktól kímélj meg! 🙂

Tudom, hogy a fentiekről sokaknak más a véleményük, de én ezekben az esetekben is az egyszerűbb, tisztább megoldások felé hajlok…

E-mailek átirányítása

Héten küldtem egy e-mailt egyik ügyfelünknek és erre visszakaptam egy hibaüzenetet, hogy egy másik e-mail cím nem elérhető. Bár ebből megtudtam az ügyfelünk egy másik e-mail címét is, de leginkább elgondolkodtam az eseten…

Velem is többször előfordul, hogy szükségem van valami e-mailenek keresztül elérhető információra, de nem akarod kiadni a saját e-mail címedet. Előfordul, hogy interneten feladott hirdetés szeretném, ha “anonim” maradna, vagy esetleg a konkurencia egy anyagának a letöltéséhez szükséges megadni e-mail címet. Ilyenkor vagy egy meglévő freemail/gmail, stb címet használok vagy regisztrálok egy újat és beállítom, hogy minden oda érkező e-mail automatikusan kerüljön továbbításra a normál címemre. És itt a veszély, amire Neked is figyelni kell!

Ha bármiért a továbbítás nem sikerül (normál postafiókod betelt, időközben beállítottál egy automatikus választ, vagy a két szerver kommunikációjában van technikai hiba), akkor a feladó, aki levelet küldött Neked, a normál címedről is kap(hat) visszajelzést!

Kétszer gondold végig ezeket az átirányításokat, ha tényleg nem akarod felfedni a valós címedet!

File küldése

Ha egy partnernek kell anyagot küldeni, akkor több megoldás is van rá. E-mail csak akkor jön szóba, ha a file típusa nem végrehajtható és a mérete max 1-2MB. Minden más esetben valamilyen alternatív módot kell keresni.

A korábban már írtam a www.yousendit.com szolgáltatásról, de ugyanilyen a www.justupit.com is. Ezek segítségével regisztráció nélkül, könnyen tudtok, akár nagy adatokat is küldeni.

Ha a file tartalma bizalmas, akkor azt betömörítve jelszóval lehet védeni (figyeljetek, hogy a file neve a tömörített fileban jelszó nélkül is látszik, tehát a beszédes filenevek kerülendőek!)

Azonban előfordulhat, hogy szeretnétek valami saját megoldást. 🙂
Kiválóan használható erre a saját web oldalatok tárhelye. Csinálni kell egy új mappát (például: “fileok”) és az ide feltöltött dokumentumokat a www.cegnev.hu/fileok/{fileneve} formában tudják mások elérni. A letöltéshez nem szükséges jelszó, de a feltöltéshez igen, ami egyben az egész web tárhely jelszava! Ez problémát okozhat, mivel nem tanácsos a web tárhely jelszavát a munkatársaknak kiadni. Erre tud készíteni a web tervezőtök egy egyszerű oldalt, ahol a feltöltést más is el tudja végezni.

Én is elkészítettem saját magunknak ezt a feltöltő oldalt. Ha szükséged van rá, akkor szólj, elküldöm! 🙂

Hírlevelek formátuma

Hírlevelekre szükség van, de nem mindegy azok formája.

Ha csak szöveg az e-mail, akkor azt biztos, hogy minden címzett tudja olvasni, de nincs lehetőség a formázásra. Ezért kedveltebbek a HTML formátumú levelek, viszont ezek megjelenése nagyban függ a fogadó oldal rendszerétől. Lehetetlen minden variációt kipróbálni, de az elterjedtebb levelező kliens szoftverekben tesztelni kell:
Outlook Express (Windows Mail), Outlook 2003/2007, Thunderbird, esetleg Opera Mail, stb.

Továbbá meg kell nézni, hogy a webes levelező rendszer hogyan jelenítik meg:
Gmail, Hotmail, Yahoomail, Freemail, Vipmail, Citromail.
(Ezek közül csak azokat kell tényleg tesztelni, amelyből ténylegesen sok van az e-mail adatbázisotokban.)

Én több olyan körlevelet láttam, amiben csak egy jpg vagy gif file szerepelt. Bár ez biztosan rendesen megjelenik, de nem gondolnám, hogy ez a célravezető módszer. A szöveg tartalomnak megvan az az előnye is, hogy később, amikor a felhasználó próbálja megkeresni, akkor könnyebb kulcsszavakat találni hozzá.

Korábban a B2B online marketing blogon itt írtak a témáról. És kiemelve az új Outlook verzió (Outlook 2007) változásairól itt.

Én a minimális formázást és inkább szöveges tartalmat javaslom! Azzal viszonylag kevés a gond és úgyis a tartalom a fontos! 🙂

Ötletek térképek használatához

Egy rendezvényre, a szervező cég, a helyszín megközelítéséhez a térképet egy csatolt képként küldte (108Kbyte). A képet valamilyen ingatlan kereső oldalról szedték le, mert a helyszín megjelölése “Az ingatlan helye” szerepelt. Amúgy a térkép arra volt megfelelő, hogy nagyjából betájolható legyen a megközelítés. Erről jutott eszembe, hogy a térképeket a web oldalakon még ma is sok helyen egy beszkennelt vagy valamilyen online oldalról másolt kép jelenti.

Most nem fogom firtatni ennek szerzői jogi oldalát, mert amúgy ezek felhasználáshoz is engedélyt kell kérni! Inkább a használhatóságot emelném ki! Miután ingyen rendelkezésre áll számos online, ingyenes térkép rendszer, érdemes azokat használni.

Egy közel sem teljes lista, ami rögtön megmutatja cégünk helyét:

Ha e-mailben kell küldened, akkor elég egy megfelelő link (ha túl hosszú lenne, akkor a kul.hu oldalon tudsz egy megfelelő rövidet készíteni), ha az oldaladra kell beágyazni, akkor vagy ki teszed a linket, vagy például a Google esetében ezt be is ágyazhatod.
Sok rossz példa helyett, egy jó: Hunet Kft elérhetőség

Hacsak nem tudtok valami látványos és egyedi megoldást a megközelítésre, akkor használjátok a fentit!