Monthly Archive for március, 2007

Bemutatóhoz használt notebook

Szoktatok előadást tartani saját notebookról? Esetleg bemutatót ügyfeleknél? Ha igen, akkor a következő Nektek szól!

Arra mindenki (?) odafigyel, hogy ilyen alkalommal a megjelenése megfelelő legyen és próbáljon pozitív benyomást tenni. Viszont arra már gyakran nem figyelnek, hogy a bemutatóhoz használt eszközön mi látható, mi jelenik meg. Milyen egyéb programok futnak, mi látható az asztal hátterén, milyen ikonok vannak még az asztalon, esetleg skypeon vagy valamilyen chat program egy kedves ismerős viccesen bejelentkezik. Láttam már egy-két vicces vagy kellemetlen esetet.

Pedig igazán könnyű egy megfelelően beállított kinézetű képernyőt mutatni. Csináljatok az ilyen eszközön egy másik felhasználót, akinek a nevével belépve nem indulnak el egyéb programok és az asztalon csak a kívánt ikonok láthatóak egy arra alkalmas háttéren. És gondoskodjatok ezen eszközök megfelelő karbantartásáról is, ha nem akartok olyan kellemetlen helyzetbe kerülni, mint az amerikai tanárnő, aki kémszoftver juttathat börtönbe:

Szinte hihetetlen bírósági ügy zajlik az Egyesült Államokban: egy tanárnőt akár évtizedekre is elítélhetnek, amiért egy kártevő pornográf hirdetést jelenített meg az iskolai számítógépén. (Teljes cikk a Vírus Híradó oldalán.)

Egy új dolgozó első tevékenysége

Írtam már a felhasználók tájékoztatásának fontosságáról, most egy, a napokban megtörtént esetet ismertetnék.

Kaptam egy kör e-mailt egy ismeretlen cégtől (“Rendőrségi tájékoztató”, semmi különös, már láttam párszor). A címzettek között további 50-100 egyéb cím. Részemről egy szomorú “megint egy szokásos” gondolattal töröltem és nem fogalalkoztam a kérdéssel.

Rá egy nappal érkezett ugyanonnan a következő (ugyanannak a címzett körnek, szintén minden e-mail cím látható):

Tisztelt XY!

Elnézését kérjük a továbbított e-mail-el kapcsolatban! Sajnálatos tévedés történt, melyet cégünk egyik új alkalmazottja követett el. Hozzá nem értése miatt továbbította a lenti üzenetet igen kényelmetlen helyzetet teremtve ezzel. Cégünk soha nem élne vissza a legális úton, kitartó munkával és szakértelemmel kialakított ügyfélköre adataival és ígérjük, hogy a jövőben hasonló eset nem ismétlődhet meg!

Köszönjük szíves megértését!

Tisztelettel,
[ügyvezető igazgató]

Láthatóan nem mindenki viselte nyugodtan az eredeti e-mailt.

Ha nem szeretnéd, hogy Neked is magyarázkodni kelljen és esetleg egy új dolgozó tudatlansága miatt, a céged jó hírneve szenvedjen csorbát, szükséged van egy szabályzatra és azt belépés után, mindenkinek el kell olvasnia és aláírnia! Sajnos nem mindenki van tisztában, azzal, hogy mit lehet és mit nem!

Erről jutott eszembe egy régebbi hasonló történet. Szintén új dolgozó az első munkanapján, azonnal MSN Messenger-t telepített a gépére. Erre érkezett a főnök és jól leszúrta. Ő pedig nézett nagyon, mert “az előző helyen ez lehetett, nem tudta, hogy itt tilos.

Szóval ki követte el a hibát a fenti esetekben?

Hogyan álljatok neki egy új szoftver bevezetésnek?

Milyen megoldást érdemes választani? – mrbond előző hozzászólásán elgondolkodva merült fel bennem a kérdés.

Én úgy látom, hogy ha kell egy problémára egy megoldás, akkor első lépésben érdemes körbenézni, hogy van-e erre kész szoftver (akár ingyenes, akár megvásárolható) és az mennyire fedi le az adott feladatot?

Ha létezik ingyenes (amit esetleg aktívan fejlesztenek), akkor erősen érdemes elgondolkodni annak lehetséges bevezetésén és megpróbálni felmérni, hogy mennyire felel meg az igényeknek (és ha nem, akkor az igények mennyire módosíthatóak, hogy megfeleljenek!) Egy ilyen megoldás előnye, hogy ha a telepítést és konfigurálást végző csapat később nem áll rendelkezésre, akkor általában található más.

Ha vásárolható termék tűnik alkalmasnak, akkor fontos megnézni, hogy milyen cég kínálja azt? Megtévesztő lehet egy-két kész termék, mert lehet, hogy ugyanúgy csak egy programozó áll mögötte. Referenciák segíthetnek, ha nem egy “ismert névről” van szó.

Ha sem ingyenes, sem vásárolható formában nincs alkalmas megoldás, akkor fejleszteni kell! Ebben az esetben is körültekintően kell kiválasztani a programozót és megfelelő rendszertervvel és szerződéssel kell biztosítani a projekt sikerét!

Te céged mennyire függ a programozódtól?

Erre a provokatív kérdésre nem tudok felelni! Csak szeretném felhívni a figyelmedet egy esetleg lappangó problémádra.

Sok kkv-nak van egyedi ügyviteli rendszere vagy egyéb, a cég működéséhez nélkülözhetetlen szoftvere. Számos helyen látom, hogy ez folyamatos fejlesztést igényel, igazodva a változó gazdasági helyzethez és reagálva a piaci hatásokra. Ennek hibátlan és folyamatos működése kritikus a cég szempontjából. Az ilyen, piacon nem kapható szoftverek esetében más nem fog tudni módosítani rajta, csak aki készítette. Tehát nagyon fontos, hogy a programozó elérhető legyen és a felmerülő kérdésekre megfelelő időben és minőségben tudjon megoldást találni.

Ha nem bízol meg benne, akkor kell egy “B” terv! 🙂

Skype

Nem szeretem a Skype-ot. Zavar, hogy egy külön szoftvert kell hozzá telepíteni és egy fülhallgatóval kell használni. (Bár vannak direkt Skype telefonok, amik vagy USB-vel kapcsolónak a géphez vagy WiFi-vel az internethez, tehát létezik professzionális megoldás is.)

Nekem az egyéb IP telefon (VoIP) szolgáltatások, mint például a Neophone, lényegesen szimpatikusabbak. A telefonközpontunk egyik fővonala egy Neophone VoIP vonal, így, ha külföldöt kell hívni, akkor azt bárki könnyen megteheti. Ez egy nagyon jól működő megoldás, csak javasolni tudom.

Ma Skype-ot kellett használnom, mivel egyik partnerünk számára kellett egy telefonkonferenciát lebonyolítani két svéd résztvevővel. Ők a cégen belüli kommunikációhoz is gyakran használnak Skype-ot, így nekem is telepítenem kellett.

20 perc alatt megbeszéltük egy induló projekt részleteit, ráadásul fel sem kellett állnom a helyemről és még ingyen is volt. Ezt ennél hatékonyabban nehezen tudtuk volna megoldani.

Nem igazán mindennapos egy kkv életében a külföldiekkel a telefonkonferencia, de ez akár két közeli partnerrel is egyszerűbb lehet, mint a személyes találkozó.

És a legjobb, hogy a Skype kliensben van backgammon is… 🙂

Tudom, hogy a Skype nem egy újdonság. Ez a bejegyzés, a hozzám hasonló szkeptikusoknak készült, hogy megosszam egy pozitív tapasztalatomat.

Mentés – a biztonsági rés

Most, hogy már van rendes mentésetek, tekintsétek át, hogy mi az amit elrontottatok vele! 🙂

Már többször szembesültem a következő problémával: a fájl kiszolgálón van egy korrekt jogosultsági rendszer. Minden felhasználó csak ahhoz fér hozzá, amihez ténylegesen a munkaköre szempontjából szükséges. A napi automatikus mentés során minden állományról másolat készül. (Eddig jó!) Viszont sok esetben olyan médiára, amin nem lehetséges jogosultságot állítani (például a DVD ilyen). Így ahhoz, hogy az adatok ne kerüljenek illetéktelen kezekbe, magát az adathordozót védeni kell!

És itt említek meg egy másik kényes problémát: az üzemeltetők, rendszergazdák helyzetét. Ők általában, a mentéstől függetlenül is könnyen hozzáférhetnek minden fájlhoz. (Ha a jogosultság úgy van kialakítva, hogy bizonyos mappákhoz ők nem férnek hozzá, akkor az egyéb problémákhoz vezethet a rendszer működtetése során.)

Megoldás? Én legjobbnak a jelszóval védett dokumentumokat tartom. A Microsoft Word, Excel vagy az OpenOffice Writer, Calc esetében a mentésnél meg lehet adni egy jelszót, amit az adott dokumentum megnyitásához szükséges (külön van olvasási és módosítási jelszó is). Utána ezzel a jelszóval kódolva kerül tárolásra a fájl, így csak ennek ismeretében nyitható meg! Ráadásul még “feltörni” sem könnyű, mert bár van rá program, de általában csak próbálkozással (brute-force) képes megfejteni, így sokáig tart vagy nagyon sok gép kell hozzá.

Tehát:
Győződj meg róla, hogy a mentésre került adatok is kellően védettek!
A bizalmas anyagokat jelszóval mentsétek!