DOC, XLS vs. PDF

A múlt héten megint többször előfordult, hogy DOC fileokat kaptam e-mail marketing anyagként. Például egy A4-es oldalnyi anyagot egy 3MB (!) méretű fileban. (Próbából PDF-et készítettem belőle, 150KB lett.)

Sőt! Web oldalon is láttam már olyat, hogy ezen keresztül akarnak információt megjeleníteni. Egy A4-es oldalnyi sajtóközlemény tettek ki DOC-ban az oldalukra.

NE!

Nem azt mondom, hogy ezt a partnerek, látogatók nem tudják megnézni. Ma már azt sem mondhatom, hogy ehhez meg kell vásárolni a Microsoft Office csomagot, hiszen minden egyéb irodai alkalmazás tartalmazza a DOC, XLS és egyéb fileformátumok importálásának lehetőségét, továbbá ingyenes megjelenítők is letölthetők a Microsoft honlapjáról.

Egyszerűen ezeket a formátumokat nem erre találták ki! Kényelmetlen a megnyitásuk, lehetnek vírushordozók, így nem szívesen nyitják meg őket. A megjelenítést végző számítógép sok beállításától függhet, hogy hogyan néz ki. Sok esetben tartalmaznak felesleges vagy bizalmas információt is! Én eddig a következőket kaptam:

Volt olyan szerződést DOC-ban, amiben a korrektúrák benne maradtak, tehát meg tudtam nézni, hogy kivel (és milyen áron!) írták korábban alá a szerződést, mivel csak egy előző szerződést módosítottak és küldték el nekem.

Kaptam olyan ajánlatot DOC-ban, aminek az adatlapján benne volt az eredeti készítő neve és cég neve. (Így megtudtam, hogy ki az alvállalkozó, akinek az ajánlatát küldték tovább nekem.)

Nem kaptam, de kaphattam volna, XLS árlistát, amiben a beszerzési árak is szerepelnek és a képlet, amivel az árakat számolják belőlük.

Folytathatnám… Úgy látom, hogy még mindig túl sokat és feleslegesen használják ezeket a fileformátumokat.

Csak akkor küldj vagy jelenítsd meg a web oldalatokon DOC vagy XLS filet, ha azt a másik oldalnak még szerkesztenie kell (kitöltendő űrlap, módosítandó szerződés, stb). Minden más esetben javaslom például a PDF-et.

Ha mégis szükséges a DOC vagy XLS használata, akkor feltétlen győződj meg róla, hogy nem marad a fileban semmi felesleges vagy bizalmas adat!

4 Responses to “DOC, XLS vs. PDF”


  • “Folytathatnám… Úgy látom, hogy még mindig túl sokat és feleslegesen használják ezeket a fileformátumokat.”
    Ezek a felesleges formátumok az egyik (talán) legjobban elterjedt irodai dokumentumkezelő (Office) fileformátumai.
    Sajnos a cégek kénytelen-kelletlen ezeket használják kommunikációjuk során hisz ezeknek használatát sajátítják el a különböző oktatási intézményekben, PDF-fel, vagy alternatív irodai dokumentumkezelőkkel (például OpenOffice) nemigen találkoznak.
    Másrészt külön nehézséget jelent számukra az átkonvertálás.

    Érdemes lenne megemlíteni a blogbejegyzésben néhány doc->pdf, illetve xls->pdf (pps->pdf)konvertálót, hogy az előbb említettek tegyenek is valamit az ügy érdekében.

  • Köszönöm az észrevételeket! Én nem morogni szeretnék, hanem inkább a negatív tapasztalatokra tippeket adni. Nincs semmi bajom a Microsoft Office-szal, sőt én is jellemzően azt használom.

    Kár, hogy ezekben az oktatási intézményekben nem hívják fel a figyelmüket az adott formátumok helyes használatára!
    Az említett 3MB-os marketing anyagot az egyik mobil szolgáltató küldte. Ott azért kéne, hogy legyen valaki, aki egyszer elkészíti a megfelelő anyagot, amit utána gondolom pár ezer helyre el is küldenek.

    A mai nap pótoltam, az amúgy is tervezett bejegyzést a PDF fileok előállításáról. Szerintem egy PDF nyomtató használata nem jelent nehézséget. (Én több ügyfelünknek mutattam már meg és utána gond nélkül használták.)

  • Minősített esete a fentieknek, amikor adott cég honlapján az árlistára menüpontra kattintva nem egy csinos html lap jelenik meg, amin kedvemre szétnézhetek, hanem egy .xls kezd letöltődni. Többnyire ezek azok az árlisták, amiket törlök is azonnal.

  • Ezek szerint nem csak engem zavar. 🙂 Kezdtem azt hinni, hogy velem van a gond… 😀

Leave a Reply