Monthly Archive for július, 2006

Melyik PDF készítő programot?

Kapcsolódva tegnapi bejegyzésemhez és folytatva korábbi “sorozatomat” ma egy-két lehetőséget fogok felvázolni arra, hogy hogyan lehet PDF filet készíteni.

Adobe Acrobat 7.0
Profi megoldás, ennek megfelelő áron (kb. 100 eFt).
Egyszerű PDF létrehozás és módosítási lehetőségeken túl, egyéb speciális tulajdonságokat is lehet a PDF fileoknak beállítani. (Például, hogy ne lehessen nyomtatni.) Normál irodai munkához ritkán van szükség az extra lehetőségekre.

PDF995
Több olcsó, de nem ingyenes, szoftver van, amivel PDF filet lehet készíteni. Ezek jellemzően 10-20 eFt-ba kerülnek és néha többet is tudnak, mint az Adobe terméke. Általában, mint nyomtató települnek a rendszerbe, így bármelyik Windows alkalmazásból úgy lehet használni, hogy a nyomtatás eredménye a PDF file. Én a PDF995-öt ismerem, ennek van letölthető, kipróbálható verziója, ami minden nyomtatás után megjelenít egy reklám oldalt.
Azoknak javaslom, akik úgy érzik, hogy azzal, hogy fizetnek egy programért és egy cég áll a termék mögött, kapnak támogatást is hozzá.

PrimoPDF
Ingyenes. Mint nyomtató települ és bármelyik Windows alkalmazásból használható. Több ügyfelünknél is tökéletesen működik és használható a nyomtatáshoz. Ha semmi extrára nincs szükség, akkor javaslom. (A kipróbálással nem lehet sokat veszíteni.)

Egyéb:
OpenOffice.org tudja a saját filejait PDF-be exportálni, viszont más alkalmazásokból nem használható.

PDF Online. Egy online szolgáltatás, ami elvégzi a konverziót. A dokumentumot feltöltés után PDF-re alakítja és e-mailben elküldi. Ha hirtelen kell egy PDF file és semmi egyéb nincs telepítve, akkor érdemes kipróbálni. Meglepő módon még az ékezeteket is helyesen jeleníti meg.

DOC, XLS vs. PDF

A múlt héten megint többször előfordult, hogy DOC fileokat kaptam e-mail marketing anyagként. Például egy A4-es oldalnyi anyagot egy 3MB (!) méretű fileban. (Próbából PDF-et készítettem belőle, 150KB lett.)

Sőt! Web oldalon is láttam már olyat, hogy ezen keresztül akarnak információt megjeleníteni. Egy A4-es oldalnyi sajtóközlemény tettek ki DOC-ban az oldalukra.

NE!

Nem azt mondom, hogy ezt a partnerek, látogatók nem tudják megnézni. Ma már azt sem mondhatom, hogy ehhez meg kell vásárolni a Microsoft Office csomagot, hiszen minden egyéb irodai alkalmazás tartalmazza a DOC, XLS és egyéb fileformátumok importálásának lehetőségét, továbbá ingyenes megjelenítők is letölthetők a Microsoft honlapjáról.

Egyszerűen ezeket a formátumokat nem erre találták ki! Kényelmetlen a megnyitásuk, lehetnek vírushordozók, így nem szívesen nyitják meg őket. A megjelenítést végző számítógép sok beállításától függhet, hogy hogyan néz ki. Sok esetben tartalmaznak felesleges vagy bizalmas információt is! Én eddig a következőket kaptam:

Volt olyan szerződést DOC-ban, amiben a korrektúrák benne maradtak, tehát meg tudtam nézni, hogy kivel (és milyen áron!) írták korábban alá a szerződést, mivel csak egy előző szerződést módosítottak és küldték el nekem.

Kaptam olyan ajánlatot DOC-ban, aminek az adatlapján benne volt az eredeti készítő neve és cég neve. (Így megtudtam, hogy ki az alvállalkozó, akinek az ajánlatát küldték tovább nekem.)

Nem kaptam, de kaphattam volna, XLS árlistát, amiben a beszerzési árak is szerepelnek és a képlet, amivel az árakat számolják belőlük.

Folytathatnám… Úgy látom, hogy még mindig túl sokat és feleslegesen használják ezeket a fileformátumokat.

Csak akkor küldj vagy jelenítsd meg a web oldalatokon DOC vagy XLS filet, ha azt a másik oldalnak még szerkesztenie kell (kitöltendő űrlap, módosítandó szerződés, stb). Minden más esetben javaslom például a PDF-et.

Ha mégis szükséges a DOC vagy XLS használata, akkor feltétlen győződj meg róla, hogy nem marad a fileban semmi felesleges vagy bizalmas adat!

Költözködés

Egyik ügyfelünk költözik. Előrelátó cég, pedig nem nagy, de már 3-4 hete tervezik, szervezik. A könnyűáramú kábelezést már több, mint 1 hete befejeztük. Ma volt a hurcolkodás, holnap a gépek üzembe helyezése, hálózat beállítása, stb.

Ma reggel derült ki, hogy az új helyen mégsem lehet ADSL vonalat létesíteni, mert a távközlési szolgáltatást biztosító cégnek ott nincs kapacitása. Pedig 3 hete több alkalommal rákérdeztek, és a szolgáltató rávágta, hogy természetesen lehet! (Számomra ez felháborító! Hogy gondolják, hogy ma egy cég tud internet kapcsolat nélkül működni?)

Javaslom, hogy ha költöztök, akkor jó előre írásban kérjetek választ, hogy biztosan lehet-e ott a megfelelő kapcsolatot kiépíteni! Talán még jobb, ha inkább egy hónappal korábban már be is köttetitek, így nem fog meglepetés érni.

Melyik irodai alkalmazás csomagot használjuk?

Korábbi bejegyzésem analógiájára megpróbálom összehasonlítani a különböző Office csomagokat, de ismételten csak a Windowson futó, legnépszerűbb termékeket. Mielőtt belekezdenék, előre jelzem, hogy nem fogom részletekbe menően taglalni a termékeket. Ezek mindegyike jelenleg lényegesen többet tud, mint amire egy átlagos KKV-nek szüksége van!

Microsoft Office 2003 (A Microsoft 1983 óta folyamatosan fejlesztett terméke. Hosszú ideje piacvezető. Fájl formátumai kvázi sztenderdek.)
Pro: „mindenki ismeri”, nem szükséges a dolgozókat betanítani. Rengeteg kiegészítés, rá épülő program készült hozzá. Továbbá több módon hivatalos támogatás jár a termékhez.
Kontra: ár! Bár nem gondolom, hogy drága lenne, de egy KKV-nak az összes munkaállomásra megvásárolni lényeges beruházást jelenthet.

Sun StarOffice 8.0 (Eredetileg egy német cég által fejlesztett, 1999-ben a Sun által megvásárolt csomag. Egy-két modult eltekintve közel azonos az OpenOffice.org-gal.)
Pro: olcsó. Hivatalos támogatás jár hozzá.
Kontra: még mindig nem ingyenes, de nem kapunk lényegesen többet, mint az OpenOffice.org esetében. Zavaró lehet, hogy a felhasználóknak szükséges lehet a betanítása.

OpenOffice.org 2.03 (2000-ben a StarOffice forráskódját tette nyílttá a Sun, amit egy közösség azóta is folyamatosan fejleszt.)
Pro: ingyenes. Minden irodai munkához szükséges modult tartalmaz.
Kontra: sokakat zavar a hivatalos támogatás hiánya, bár itthon is több fórumon lehet megfelelő segítséget kapni hozzá. A felhasználók betanítása lehet szükséges a használatához.

Általában még mostanában is azt látom, hogy nehezen váltanak ügyfeleink. Főleg mivel nagyrészük már eleve legális Microsoft Office-t használ és egy-két új gép vásárlása esetén egyszerűbb megvásárolni azokra is a licencet.

Azért én javaslom, hogy azokon a gépeken, amelyek nem kritikusak az irodai felhasználás szempontjából és csak meg kell tekinteni rajtuk e-mail érkező a csatolt office dokumentumokat, csak ingyenes DOC, XLS, PPT megtekintőt telepítsetek! Miután az OpenOffice.org ingyenes, érdemes azt is kipróbálni, hogy számotokra mennyire megfelelő. (A StarOffice használatának nem én nagyon látom értelmét.)

Microsoft Virtual PC

Korábban írtam a Virtuális gépekről. Ezzel kapcsolatban egy friss hír, hogy a Microsoft ingyenessé tette a Microsoft Virtual PC-t. Bizonyos esetekben tényleg hasznos lehet a virtuális gépek használata, főleg, ha valami régebbi szoftvert, ami esetleg nem is támogatja a Windows XP-t, szeretnétek új gépen használni.

Megjegyzés: attól, hogy maga a Virtual PC (vagy a VMware) ingyenes, még a virtuális gépben futó (un. vendég) operációs rendszerhez a licensszel kell rendelkeznetek! (Tehát tegyétek el a régi operációs rendszer licenszét és ne használjátok frissítési alapnak se!)

Ékezetes domain nevek

2004 tavasz óta van lehetőség magyar ékezetes domain nevek regisztrációjára a .hu felső szintű domainben. (Ennek semmi köze az előző bejegyzésemben írtakhoz, amiben az ékezetes fájlnevek használatának hátrányait írtam.)

A domainnévben lévő ékezetet a böngészőnek kell, ACE szabvány alapján, konvertálni nem ékezetes névre. (Ezt a Firefox és Opera támogatja, az Internet Explorer 6-hoz megfelelő bővítés szükséges, az Internet Explorer 7 (Beta3) már szintén támogatja.) Tehát az “ékezet.hu”-ból “xn--kezet-9ra.hu” lesz.

Bár a külföldi látogatóknak mindig is problémás lesz beírni a billentyűzeten a speciális karaktereket, de itthon az ékezetes domain nevek várhatóan egyre elterjedtebbek lesznek, ahogy azt a böngészők nagy része meg tudja majd jeleníteni.

Így javaslom, hogy regisztráljátok a számotokra fontos neveket is, a meglévő ékezet nélküli mellé! Viszont azt ne reméld, hogy ékezetes e-mail címed is lesz! 🙂 A levelező kliensek és kiszolgálók jelentős része nem támogatja az ékezetes vagy egyéb speciális karaktereket az e-mail címben.

Túl a felhasználáson ott vannak még a keresők. Akkor is érdemes egy ilyen domaint bejegyezni, ha ez növeli az esélyét, hogy akár a keresőkön keresztül az oldalatokra találjanak.

Megjegyzés: tudtommal normál módon a .com, .net, .org stb. felső szintű domainekben az ékezetes név regisztrációra általában nincs lehetőség, mivel jellemzően angol nyelvű regisztrációs oldalak nem végzik el a megfelelő konverziót, de nem látom okát, hogy miért ne lehetne az ACE kódolt néven egy regisztrációt elvégezni, ami utána már az ékezetes névvel is működnie kell. (Az ACE kódolást legegyszerűbben a domain.hu oldalán el tudod végezni.)

Fájlok neve a web oldalatokon

Korábban már írtam a fájlnevekről. Akkor inkább csak ajánlásnak szántam arra vonatkozólag, hogy mit érdemes használnotok.

Viszont! A web oldalatokon elhelyezett fileok esetében ez több, mint ajánlás. Azon túl, hogy különféle szabványokban rögzítve van, hogy az ékezetes karaktert és szóközt tartalmazó mappanevek és filenevek használata nem megengedett, még a böngészők egy része (pl: Internet Explorer!) sem tudja ezeket megjeleníteni, helyesen kezelni.

Ezért a honlapotokra feltöltött fileok esetében vagy az oldalak nevében tartsátok be:

  • ne használjatok ékezetes file neveket,
  • ne használjatok speciális karaktereket, csak aláhúzást és kötőjelet,
  • ne használjatok szóközt (helyette inkább aláhúzást)!

Tehát “aktuális árlista.pdf” helyett legyen inkább “aktualis_arlista.pdf”!

Mentés vagy archiválás

Utóbbi időben több ügyfelünknél előfordult, hogy a rendszeres (napi) mentés már nem fért rá az adott médiára, mivel túl nagy volt az adat mennyisége.

Ilyenkor az egyik lehetőség, hogy a fileok egy részét egy nap, másik felét a következő nap mentjük.

Második (és talán jobb) megoldás, hogy az adatok egy részét (a régi fileokat) archiváljuk. Tehát egy DLT-re, DVD-re, vagy egyéb médiára elvégzünk egy mentést és utána ezeket a fileokat már a napi mentés alkalmával nem backupoljuk.

Amennyiben a file szerveren van elég hely, akkor nem érdemes onnan letörölni az archivált tartalmat, csak egy másik mappába áthelyezni, ahova mindenkinek csak olvasási joga van, így az sem fordulhat elő, hogy valaki véletlenül ott módosít egy filet.

Az archívum mentését pedig felcímkézve egy biztonságos helyen kell tárolni!