E-mailhez ötletek

Bár már lassan 10 éve használjuk az e-mailt, még mindig azt látom, hogy nem tudják azt a felhasználók használni:
– nem rendezik a leveleket,
– nem törlik a felesleget,
– nem tartják meg, ami fontos.

Pedig ezt ugyanúgy kéne kezelni, mint a hagyományos leveleket, faxokat! A kéretlen reklámokat általában azonnal kidobjuk, ugyanezt kell tenni a spam-ekkel! A nem fontos leveleket szintén nem tartjuk meg. E-mailben lényegesen több az ilyen! Minek ezeket eltenni? A lezárt ügyeket, fontos kommunikációt pedig egy mappába lefűzve, bizonyos ideig tároljuk. Ugyanezt el kéne tenni az e-mailekkel.

Miért fontos a törlés?
A felhalmózodott levelekben a keresés nehezebb! A sok felesleges levél között nehezebben megtalálható, ami igazán fontos.
A tárolókapacitás véges. Ráadásul számos levelező programnak vannak bizonyos korlátai. Például az Outlook (2003-nál korábbi verzió) és az Outlook Express  2GB-nál nagyobb tároló mappákat nem tud kezelni!

Miért érdemes rendezni, tárolni?
Hogy könnyebben megtalálható legyen egy adott levél az összetartozó (partner, téma vagy egyéb szempontból) e-maileket mappába érdemes rendezni. Ennél jobb módszer lehet, ha címkéket (“tag”-eket) tudunk tenni az egyes levelekhez, mivel gyakran előfordul, hogy egy adott e-mail több mappába is rendezhető lenne. A címkék, mint kulcsszavak segíthetnek az összetartozóakat megtalálni. (Jelenleg ezt nem sok levelező program támogatja. Például a Gmail igen, ott “label”-nak hívják.)

Én a “Beérkezett üzenetek”-ben azokat a leveleket tartom meg, amikkel még van teendőm. Utána ezeket egy “Archív” mappa megfelelő almappájába mozgatom. Nem biztos, hogy ez a legjobb, de nekem ez működik eddig a legjobban. (Bár még mindig néha sok levelet tartok meg feleslegesen).

0 Responses to “E-mailhez ötletek”


  • No Comments

Leave a Reply