Monthly Archive for december, 2004

Csatolt fileok

E-mailhez csatolt fileok küldésénél az alábbiakra érdemes figyelni:

A legfontosabb, hogy a címzett minden esetben el tudja olvasni amit küldesz. (Hiszen ezért küldöd.) Tehát olyan file formátumot kell választani, amit könnyen meg tud nézni vagy amihez szükséges megtekintő program az internetről ingyenesen letölthető. Még jobb, ha olyan általános formátumot használsz, amihez nem szükséges speciális program. (Sok irodában nem engedélyezett új program telepítése, sok felhasználó nem szeret mindenfélét telepíteni, stb.)

Kerüld azokat a formátumokat, amit a legtöbb helyen már szűrnek (ilyenek a végrehajtható fileok: EXE, COM, BAT, SCR, PIF, stb). Figyelj az e-mail méretére, 1-2 MB-nál nagyobb méretű e-mailt nem érdemes küldeni, mivel ez sem biztos, hogy megérkezik.

Legelterjedtebb kiterjesztések:

TXT – Egyszerű szöveg file. Nyugodtan küldhető, minden rendszeren könnyen megtekinthető. Nyugodtan használható.

GIF, JPG, PNG – Tömörített kép fileok, általában minden rendszeren használhatóak.

BMP – Nem tömörített kép file. Nem javaslom a használatát.(Inkább GIF, JPG vagy PNG-re konvertálva.)

PDF – Az Adobe web oldaláról minden operációs rendszerhez letölthető az ingyenes Adobe Acrobat Reader. (PDF file létrehozásáról már korábban írtam.) Ennek használatát javaslom, de figyelj oda, hogy ne használj speciális betűtípust, mert az előfordulhat, hogy a címzettnél nincs telepítve!

DOC, XLS, PPT – Microsoft Office alkalmazások által készített fileok. Ezt ma már majdnem minden felhasználó meg tudja nyitni, mert az irodai alkalmazás csomagok képesek ezeket értelmezni. Windows minden verziójához ingyenes megtekintő (Viewer) program letölthető a Microsoft web oldaláról. Ettől függetlenül nem javaslom ezek használatát, csak abban az esetben, ha az a cél, hogy a címzett ezeket szerkeszthető formában megkapja.

SXW, SXC, SXI – OpenOffice.org alkalmazások által készített fileok. Ezek használatát nem javaslom. Bár az OpenOffice.org egy ingyenes, irodai alkalmazás csomag, de nem általános a használata, így könnyen előfordulhat, hogy a címzett nem tudja elolvasni a neki szánt információt.

EXE, COM, BAT, SCR, PIF – Végrehajtható fileok, ne használd!

ZIP, ARJ, RAR – Tömörített fileok. Oda kell figyelni, hogy sok levelező szerver már az állományon belül található végrehajtható fileokat sem engedi át, amúgy alkalmasan mindenféle tartalom átküldésére.

MP3, WAV – Hang állományok. Általában nagy fileok, ha ilyet akarsz küldeni, akkor figyelj oda a méretre!

AVI, MPEG – Videó állományok. Nagyon-nagy fileok tudnak lenni. Hacsak nem nagyon szükséges, ne küldj!

Minden esetben célszerű felhívni a címzett figyelmét, ha valamilyen egyéb programmal készült állományról van szó, hogy hogyan tudja az átküldött filet megnézni. Egyáltalán nem biztos, hogy ugyanazok az alkalmazások vannak telepítve a címzett gépére, még az sem biztos, hogy ugyanolyan operációs rendszert használ, tehát minden esetben válassz olyan formátumot, amit egyszerűen meg lehet nézni!

Hogyan érdemes képernyőképet küldeni?

Ha szükség van egy képernyőkép átküldésére e-mailben, akkor sok rossz lehetőség közül lehet választani. A Windowsban a PrtScr gomb megnyomásával lehet egyszerűen a teljes képernyő képet a vágólapra menteni. Onnan azt be lehet szúrni a levező programba, de ilyenkor általában BMP formátumban kerül a kép a levélbe. (Függ az e-mail programtól is.) A BMP egy tömörítés nélküli képformátum, így az e-mail mérete nagy lesz. (Tehát annak tárolásához több hely kell, lassabb az átküldése és ráadásul még mindig számos levelező szerveren maximálva van egy e-mail mérete.)

Egy 1280*1024-es képernyő a különböző file formátumokban a következő méretű fájlt eredményezi:
     BMP: 3 840 Kbyte
     JPG: 208 Kbyte
     GIF: 152 Kbyte
     PNG: 104 Kbyte
     DOC: 151 Kbyte

Tehát a BMP erősen nem javasolt. Én a DOC-ot sem javaslom, mert bizonyos rendszereken nehézkes lehet a megtekintése. (Erről bővebben majd legközelebb írok.) A PNG-t érdemes használni, de a JPG, GIF is jó választás.

A tartalomnál érdemes (és általában elég) az aktuális ablakot elküldeni a teljes képernyő helyett. Ezt az Alt-PrtScr megnyomásával lehet a vágólapra menteni. Így nem szerepel a képen, sok esetben felesleges, talán zavaró és talán nem is a címzettre tartozó információ. (Például, hogy mikor készült a kép, milyen programok futottak még a gépen, stb.)

A vágólapról a képet tetszőleges kép kezelő programmal le lehet menteni. Például az IrfanView egy erre kiválóan alkalmas (ingyenes) eszköz. A lementett filet utána már a levelező programba egy e-mailhez lehet csatolni.

(Természetesen létezik program, ami automatikusan elvégzi a konvertálást és e-mailbe csatolást is. Például a freeware Gadwin PrintScreen.)

PDF file készítése

Sokszor szokták kérdezni, hogy mivel lehet PDF filet létrehozni, hiszen a megtekintéshez használható az ingyenes Adobe Acrobat Reader.
Az Adobe terméke az Adobe Acrobat, amivel PDF filet lehet készíteni. Viszont ez nem ingyenes (és nem is túl olcsó.)

Ajánlom a PrimoPDF nevű programot! Ezzel könnyen lehet bármilyen alkalmazásból PDF filet gyártani. (Mint egy nyomtató települ és amikor egy programból ide nyomtatunk, akkor a végtermék egy PDF file lesz.) Vannak hibái. (Például Windows NT 4-en nem lehet használni és Windows XP-n a telepített könyvtárra írási jogosultságot is kell adni a felhasználóknak, bár várhatóan ezeket idővel javítják.) Azért érdemes kipróbálni, sok esetben a célnak ragyogóan megfelel.

Természetesen számtalan egyéb program is van a célra. Még egyéb ingyenesek (vagy az Adobe Acrobat-nál olcsóbb) megoldás található az Interneten. (Például a pdf995, ami minden nyomtatásnál egy reklám ablakot jelenít meg, viszont működik Windows NT 4-en is.)

Érdemes szoftver beszerzés előtt “körülnézni” az Interneten. Sok esetben ingyenes programot is találsz egy adott feladat megoldására!

RE: Megfelelő eszköz a megfelelő célra

Előző bejegyzésre a következő visszajelzést kaptam egy profi Microsoft Excel felhasználótól.
(További megjegyzés nélkül bemásolom a leírtakat, a jövőben is várom a visszajelzéseket.)

Ezzel az esszével nem biztos, hogy egyetértek. Ma már nagyon jól lehet korlátozni, hogy egy-egy alkalmazásban mit csinálhat és mit nem egy mezei felhasználó, egyszerüsíthetö a folyamat. Elönye szerintem az, hogy nem kell a lelkét megírni, illetve szerintem gyorsabban fejleszthetö/változtatható mint egy full webes alkalmazás. Persze megfelelö lábra a megfelelö cipöt: van olyan helyzet amikor tényleg csak egy full webes alkalmazás segít.

Megfelelő eszköz a megfelelő célra

Több esetben fordult már elő, hogy a cégvezetés nem a megfelelő módot találta meg egy feladat elvégeztetésére.
Láttam már, a szövegszerkesztőt (például: Microsoft Word, OpenOffice Writer, stb) használni minden célra. Bár ezek kiváló programok, de nem érdemes partnertörzs adatbázist készíteni bennük. (Hogy csak egy rossz példát említsek.)
A táblázatkezelő (például: Microsoft Excel, OpenOffice Calc, stb) sem a legalkalmasabb eszköz egy web oldal elkészítésére.
Sok esetben célszerűbb egy cél programot íratni egy programozó céggel.
Akár olyan határesetekre is, mint a jövő évi forgalmi terv elkészítése is meggondolandó egy egyszerű webes alkalmazást elkészíttetni. Főleg abban az esetben ha a terven már több osztály vezetője kell, hogy dolgozzon.
Webes alkalmazás előnyei:
– a kitöltőnek csak a lényegre kell figyelni, nem a formázásra
– a véletlen hibák (törlések, sor/oszlop eltolódások) nem fordulhatnak elő
– a cégvezetés a megfelelő algoritmussal segíteni tudja a munkatársakat, nem kell azt mindenkinek újra kitalálnia
– a kitöltés gyorsabb, a munka hatékonyabb, így értékes humán erőforrás marad egyéb munkákra

A teljes képhez tartozik, hogy a fentieket egy jól előkészített XLS fileban is meg lehet csinálni, csak sok esetben a dolgozók közel sem tudják olyan jól kezelni ezeket a programokat, mint azt a cég vezetése gondolja.
Rengeteg többlet idő megy el arra, hogy ezeken a szövevényes táblázatokon dolgozók kiismerjék magukat. Nem beszélve arról, hogy a tévesztés lehetősége is nagyobb.

Gondold végig, hogy megfelelő programokkal mennyi időt tudsz megspórolni. Ne feledd, a programot egyszer kell megíratni és utána az így befektetett költség hamar megtérül!

Mennyit ér az “adat”?

Gyakran felmerül a kérdés. Főleg, amikor már “baj van”. A merevlemezek, cd-rom-ok, usb kulcsok és egyéb adathordozók megbízhatatlanok. Egyszer tárolni egy adatot végzetes hiba lehet. Gyakran találkozunk olyan esetekkel, amikor hardver vagy szoftver hiba, vagy akár egy felhasználói figyelmetlenség miatt adatvesztés történik. Így több éves munka eredménye is elveszhet!

Ilyenkor szembesül a felhasználó a kérdéssel. Megpróbálok két lehetséges választ adni a fenti kérdésre:

– Annyit ér, amennyi annak ismételt rögzítéséhez szükséges humán és egyéb erőforrás költségei. (Persze ez rögtön sántít, mert sok esetben nem is lehet bizonyos adatokat reprodukálni.)

– Annyi az értéke, amennyiért azt egy erre szakosodott cég vissza tudja állítani a sérült adathordozóról. Feltéve, hogy egyáltalán vissza lehet állítani! (Jelenleg, a legismertebb adatmentéssel foglalkozó cégnél 1GB 50.000Ft-ba kerül!)

Mit lehet tenni? Gondoskodni az adatok mentéséről és időnként ellenőrizni is azt!

Bizonyosodj meg róla, hogy minden adat mentése automatikusan, rendszeresen, szakszerűen megtörténik!

Ne felejtsd, hogy az adatok az üzleti életben elengedhetetlenül fontosak! Ha megtörtént a baj, akkor már késő. Olcsóbb gondoskodni a mentésről, mint később megpróbálni menteni a menthetetlent!

Lehetetlen

Gyakran kérdezik Tőlem, hogy egy adott feladatot meg lehet-e csinálni?
Gyakran hallom rendszergazdáktól, programozóktól, hogy “ezt nem lehet megcsinálni”.
Mondhatnám, hogy olyan nincs a számítástechnika világában, hogy “lehetetlen”. Mindent meg lehet csinálni, még ha ez most sablonosan is hangzik.

Én akkor fogadom el, hogy valami nem megoldható, ha azt legalább egy megfelelő forrásból számító információval alátámasztva látom. Ilyenkor is csak az derül ki, hogy az adott rendszer nem támogatja a kívánt funkciót vagy az adott körülményekkel nem lehet elvégezni, amit szeretnénk. Így a rendszer cseréje lenne szükséges vagy jelentősebb változások elvégzése.

Minden csak hozzáértésen, időn és pénzen múlik!

Tehát he legközelebb a rendszergazda, programozó, számítástechnikus azt mondja, hogy “Ezt nem lehet megcsinálni!”, akkor kérdezd meg, hogy
– “Más megtudná csinálni?”
– “Mennyi ideig tartana elvégezni?”
– “Milyen költségekkel lehetne kivitelezni?”